Обслуживание компьютеров компании - специалист или знакомый?

Если компьютеры ломаются, в малом-среднем бизнесе часто на помощь приходит чей-нибудь родственник, друг, сын главного бухгалтера или старый знакомый владельца компании. Более того, если ИТ-специалист работает в компании много лет, он становится уже больше другом, чем полноценным сотрудником.

Работа с друзьями и родственниками - это очень опасная практика. Почему?

Сделаем небольшое отступление и рассмотрим риски для бизнеса возникающие в результате работы компьютерной сети:

• уничтожение и кража данных (как взломщиками из сети интернет, так и сотрудниками компании);
• остановка работы компании (невозможность выставлять счета, отгружать товары, оказывать услуги, вести учет, вести деловую переписку);
• передача заказов компании "на сторону, своим людям";
• саботаж с целью создания перевеса в политических играх внутри компании;
• использование почты и документов руководства компании в личных целях.

Факты - анализ - риски

ИТ-специалист взят на работу по рекомендации знакомых. Или сам он - родственник или знакомый кого-нибудь из руководства. Или просто настолько давно работает в компании, что уже лучший друг половине сотрудников. Типичные последствия:

ИТ-специалисты имеют полный доступ ко всем данным компании. В том числе личной переписке руководства. Пользуясь высоким доверием, специалист "садится на шею" владельцам и начинает скрытно тянуть деньги из компании.

Этот сценарий за годы работы мы встречали несколько раз. И каждый раз ситуация разрешалась жуткими скандалами и большими убытками для компании.

Что делает ИТ-специалист:

1. Постоянно рассказывает владельцам компании о сложности их компьютерных систем, какой-нибудь несовместимости, "глючности" программ и нехватке ресурсов;

Истинное положение дел:

• По статистике, оптимизация работы компьютерной сети позволяет высвободить до 30% ресурсов.
• Нет "глючащих" программ, есть незнание принципов их работы и неумение их настраивать.

2. При любой возможности максимально увеличивает количество сайтов компании, серверов, сетевого оборудования, систем телефонии, разных телефонных номеров, провайдеров и используемых технологий.

Истинное положение дел:

• Любое увеличение количества сайтов, серверов и прочего оборудования должно быть обоснованно бизнес-целями компании. И только так. Люди, принимающие решения, должны быть внимательны.
• ИТ-специалист может использовать ресурсы компании для личных целей: учебные сервера и оборудование, сервера дружеских компаний, личные сайты и архивы, генерация биткоинов и прочее.

3. Постоянно рассказывает владельцам компании о врагах вокруг. Об угрозах, которые нависли над их серверами и компанией в целом. Что компанию постоянно атакуют и пытаются взломать. Как правило, в таких случаях все ошибки ИТ-специалиста (а таких обычно много) списываются на каких-нибудь внешних врагов, происки конкурентов, хакеров и попытки взлома компьютерной сети. Встречается даже саботаж, т.е. сознательная порча IT-систем, после чего следует героическая победа над врагом и публичный рассказ о неравной схватке.

Истинное положение дел:

• Хакеры и вирусы постоянно атакуют все компьютерные сети в мире. Это нормально. Но если компьютерная сеть (или сайт) настроены и обслуживаются по всем стандартам, хакерские атаки крайне редко заканчиваются успехом. И даже если вас взломали или атаковал вирус, у грамотного ИТ-специалиста всегда есть резервные копии и план действий на этот случай. Поэтому, владельцы компании могут спать спокойно.

4. Если для выполнения работ (например, создание сайта) привлекается внешний подрядчик, системный администратор активно вмешивается в работу, пытаясь повысить собственную значимость, либо что-то на этом заработать. Ничего не понимая в теме, он очень вредит работе, мешает достижению результата. Если подрядчик начинает сопротивляться, то владельцам рассказываются истории о том, какой подрядчик плохой. Возможен даже саботаж. При этом, естественно, все беды мира списываются на подрядчика. В результате, убрав подрядчика, ИТ-специалист вводит в компанию своих людей, чтобы заработать денег, укрепить свои позиции и получить поддержку в их лице.

Истинное положение дел:

• Бизнес ИТ-компаний - оказание профессиональных услуг. Для этого у них работают эксперты высокого уровня. Есть жесткий отбор персонала, внутренние системы контроля, стандарты и аттестации. Специалисты постоянно работают на проектах, сталкиваются с различными ситуациями и проблемами. Это дает им очень богатый опыт и постоянный рост квалификации. Обычно, именно в такие компании идут технические специалисты за профессиональным ростом и развитием. Это жесткая, но лучшая подготовка.

Популярные схемы кражи денег из компании:

• раздутие бюджетов на работы за счет объема или завышенных цен. При отсутствии какой-либо детализации и проверки со стороны владельцев. Для этого владельцам не предоставляется конкретной информации, дается много много много воды;
• откатные схемы от различных поставщиков и подрядчиков (закупка оборудования, реклама, техподдержка и продвижение сайтов, агентские деньги от поставщиков интернета и телефонии).

Если в какой-то момент владельцы начинают задавать вопросы, они снова слышат истории о врагах, атаках, вирусах и прочее. ИТ-специалист просто манипулирует используя стратегию "внешнего врага".

Более того, при любом намеке на внешний аудит, ИТ-специалист придумает десять тысяч причин, почему нельзя пускать независимую компанию в компьютерную сеть и сайты компании, что они все украдут, сломают, все враги и прочее.

В работу, построенную на личных отношениях, вмешиваются эмоции и чувства. Дисциплина и профессионализм отодвигаются на второй план.

Работа знакомого ИТ-специалиста зависит от множества факторов:

• личные отношения с владельцем и сотрудниками компании,
• здоровье, включая здоровье членов его семьи и домашних животных,
• его финансовое благополучие,
• настроение и прочее.

Возникают опоздания, уходы с работы пораньше. При этом, дублирования у вас нет. Вы остаетесь наедине со своим сломанным компьютером.

Проблема с постановкой задач, контролем, наказанием и увольнением.

Когда сотрудник является одновременно другом-родственником или пришел по знакомству, нет четкой границы между руководителем и подчиненным. Все рабочие процессы, постановка задач, контроль и наказания одновременно влияют и на личные отношения. В результате, сотрудник становится грузом для компании. Зарплату получает, результата не дает. Какой может быть результат, когда сотруднику нельзя нормально поставить задачу, спросить с него и, если надо, наказать?

Если вы нанимаете знакомого фрилансера, у вас всегда будет приоритет ниже, чем у его основного места работы.

Очень часто ИТ-специалист занят своими основными делами и далеко не всегда может оперативно отреагировать на ваш запрос. А если будете настаивать, просто откажется от работы с вами. У него есть основная работа и основной доход.

Нет реальной оценки квалификации ИТ-специалиста и качества его работы.

Очень часто:

• ваш системный администратор в реальности может оказаться специалистом по 1С, бухгалтерии, дизайну, или в принципе ни в чем.
• в ИТ-отрасли специалист может не развиваться и ему не интересно.

Поэтому, вы получите безграмотную настройку компьютеров и консультации с вредными советами. ИТ-специалист будет учиться на вас. Многие проблемы, из-за которых вы потеряете много денег, будут для него сюрпризом.

Более того, если будет подниматься вопрос квалификации и соблюдения стандартов, сразу встает вопрос доверия. "Вы мне не доверяете? Я же не с улицы пришел. Я отлично знаю матчасть и делаю все правильно. Как вы можете?"

Мудрый русский народ сказал:

• Громче всех кричит - ДЕРЖИ ВОРА - сам вор
• Всяк кулик в своем болоте велик

Если ИТ-специалист постоянно "при владельце компании", владелец никогда не узнает истинного положения вещей. Нужна периодическая независимая оценка работы всех ИТ-систем и сайтов.

Сотрудники компании никогда не дадут реальную оценку качества работы ИТ-специалиста.

Зная, что ИТ-специалист "пришел не с улицы", не захотят портить отношения с тем, кто его привел. Мало ли, чем это обернется.

А если кто-то и выскажет недовольство, то заступник сразу встанет на защиту своего протеже. И все проблемы будут забыты до следующего раза.

Как себя обезопасить и организовать работу ИТ-специалиста, если он пришел по "знакомству"

1. Выстроить и поддерживать границы взаимоотношений. Явно проговорить систему постановки задач, контроля и наказаний, а лучше прописать. Важно отделить личное от профессионального, котлеты от мух.
2. Обязать предоставлять ежемесячную отчетность и честно предупредить, что она периодически будет передаваться на оценку независимым экспертам. Воровать, отлынивать от работы и халтурить нельзя.
3. У директора компании должны быть административные доступы на все ИТ-системы и общее описание всех конфигураций. В случае смены паролей или структуры, обязать ИТ-специалиста пересылать изменения директору. Периодически их проверять. Наказывать, если пароли не подошли.
4. При организации закупок и принятии ключевых-стратегических решений обязательно самому разобраться в сути вопроса (!!!). После чего выслушать мнение двух-трех независимых сторон.
5. Если ИТ-специалист совершил проступок, допустил серьезную ошибку, не допускать смягчения наказания. Правила должны быть одинаковы для всех, наказание - неотвратимым. Других вариантов нет.

Как минимизировать убытки, если это уже случилось

1. Выстроить границы взаимоотношений. Лучше поздно, чем никогда. Прописать формат работы, отчетность, ответственность и прочее.
2. Запросить административные доступы на все ИТ-системы, документацию, описание ИТ-инфраструктуры и прочее. Проверить сразу при получении, через неделю и дальше каждый месяц. Желательно, с привлечением внешних специалистов. Если что-то не подойдет, предупредить и наказывать.
3. Заказать независимый аудит:
   • всех ИТ-систем (включая сайты) и независимую оценку их реальной необходимости для вашего бизнеса,
   • закупок и поставщиков ИТ-подразделения (провайдеры, хостинги и прочее) за период работы ИТ-специалиста.

От руководства требуется жесткая воля, беспрекословное соблюдения правил и дисциплины. Запомните - выживание не является обязанностью.