Как проводить совещания?

Как проводить совещания?

Получить персональное предложение и стоимость

Сегодня я хотел бы поговорить о том, как правильно и эффективно проводить совещания сотрудников. Этим материалом я начинаю серию статей об организации эффективной работы ИТ департамента. Хочу заметить, что при некоторым допущении все нижесказанное верно не только для управления ИТ, но и для любых других подразделений.

Итак, начнем с целеполагания. А для чего, собственно, необходимо проводить совещания? К сожалению, очень многие руководители недооценивают этот важный и совершенно необходимый инструмент управления. Однако, с помощью совещаний грамотный руководитель может решить сразу несколько достаточно важных задач управления коллективом.

Задачи совещаний

Первая задача совещания – это тезисная (а иногда и достаточно глубокая) оценка положения дел в подразделении. Чем больше коллектив, которым управляет руководитель, тем более глобален характер принятия решений и методы управления. И тем дальше сам непосредственный руководитель от рутинных задач и процессов. Благодаря совещанию руководитель может получить актуальную картину положения дел, узнать сам и акцентировать внимание подчиненных на каких-либо важных вопросах. Здесь же стоит сказать об оценке прогресса по краткосрочным и долгосрочным проектам в логике «Было-Стало-Будет».

Вторая задача - принятие решений, как закономерное следствие оценки положения дел. После того, как вся необходимая информация получена и проанализирована, наступает время управляющего воздействия - принятия решений по текущим вопросам. Руководитель доводит до своих подчиненных порядок и последовательность действий на ближайший период.

Третья задача – обеспечение деятельности подразделения согласно приятым решениям. Руководитель назначает ответственных по вновь определенным задачам, отводит сроки их решения. Также в рамках данной задачи руководитель определяет критерии оценки результатов выполнения поставленных задач и порядок, согласного которому он будет эти результаты принимать.

Четвертая задача – коллективная или индивидуальная (в зависимости от типа совещаний, о которых чуть позже) оценка деятельности сотрудников. В рамках данной задачи руководитель может для себя определить, все ли идет по намеченному плану, правильно ли подчинённые понимают свои задачи, нужно ли корректирующее воздействие с его стороны. Традиционно по результатам данных оценок здесь выносятся поощрения и порицания.

Конечно, все эти задачи можно решать и без совещаний, но именно совещание является тем системным инструментом, который позволяет решать их наиболее эффективно. Ну а теперь о еще одной, совсем не такой очевидной, но ничуть не менее важной.

Пятая задача совещания – задача поддержания субординации. Первые четыре задачи – и оценку ситуации, и принятие решений, и обеспечение операционной деятельности, и контроль результатов подчиненные могут осуществлять и самостоятельно (разумеется, в определённых рамках и существенными допущениями, но все же). Совещания же может назначать, планировать и проводить только руководитель. Именно это является его ключевым отличием от подчиненных и декларирует, а при необходимости и констатирует, его власть.

Теперь, когда мы определились с задачами, поговорим о типах совещаний. Совещания бывают индивидуальными, в формате начальник-подчиненный, и групповыми, в формате начальник - его коллектив. С последних и начнем.

Групповые совещания

Проводить коллективные совещания, на которых решались бы все описанные выше задачи, я рекомендую не реже раза в неделю. Именно такая норма управления позволит руководителю, с одной стороны быть в курсе всего происходящего в его департаменте и вовремя вносить корректирующие воздействия, а с другой стороны – не перегружать коллектив многочисленными встречами. Разумеется, всегда возможны варианты. Например, если коллектив небольшой и загруженность его проектами невысока, можно увеличить периоды между совещаниями до двух недель. Однако, в любом случае, делать их больше не стоит – это может привести к утрате руководителем контроля над ситуацией. В противоположной ситуации, когда весь коллектив работает над обширным и ограниченным по времени проектом, эффективно будет проводить небольшие совещания на 10-15 минут каждый день с кратким контролем результатов и выдачей новых задач.

Как же проводить групповые совещания эффективно? Вот несколько основных положений, которые я успешно применяю на практике.

1. План совещания. Руководитель всегда начинает совещание. Яркой вдохновляющей речью или полным разносом с раздачей слонов и материализацией духов. Всё зависит от ситуации. Он обозначает тему и направление дискуссии, доносит до подчиненных необходимую информацию. После этого руководитель переходит к опросу сотрудников по существующим вопросам. Хорошей практикой будет приучить сотрудников вставать во время доклада и при ответе на вопросы. Когда все вопросы решены, руководитель дает указания и проводит оценку деятельности сотрудников. А затем подводит итоги, назначает новое плановое и внеплановое совещание и произносит завершающую речь.

2. Логика совещания. Основной логикой совещания является то, что руководитель ставит задачи, задает вопросы и контролирует результаты. Подчинённые же отвечают на вопросы, принимают задачи и отчитываются о проделанной работе. Только приводимое в таком ключе совещания будет эффективным. Смены ролей быть не должно. И самое главное, использование страдательного залога начальником категорически и абсолютно недопустимо!

3. Не проводите совещания слишком долго. Оптимальными (в большинстве случаев) я считаю совещания не более 45 минут. За это время, с одной стороны, можно решить все задачи совещания, а с другой стороны - не слишком утомить людей. Согласно исследованиям, на встречах, длящихся более одного часа, участники начинают терять концентрацию на предмете разговора, внимание рассеивается и общение перестает быть эффективным.

4. Наилучшим временем для проведения совещания являются утренние часы, в самом начале рабочего дня или через 1-2 часа после его начала. Совещания, проведенные после обеда или вечером, вряд ли будут эффективными в силу того, что люди уже с головой погрузились в текущую деятельность или перманентно прибывают в состоянии послеобеденного сна.

Индивидуальные совещания

Совещания в формате начальник-подчиненный, чаще называют индивидуальными беседами, но тем не менее, это полноценные совещания, на которых руководитель решает все те же описанные выше задачи. Индивидуальные совещания с сотрудниками я рекомендую проводить раз в 2-3 месяца, в зависимости от числа сотрудников и загруженности руководителя. Все положения для проведения эффективного группового совещания актуальны и для индивидуальной встречи. Изменяется только план совещания, поскольку основной задачей индивидуального совещания является оценка и корректировка деятельности конкретного сотрудника.

Итак, в данном случае план совещания будет следующим:

1. Сотрудник отчитывается о проделанной работе – предоставляет необходимые документы, презентации, отчеты.

2. Руководитель просит сотрудника рассказать о том, как он сам оценивает свою работу. В чём за отчетный период он, по его мнению, преуспел, а в чём потерпел неудачу.

3. Руководитель дает объективную (собственную) оценку деятельности подчинённого, правильно расставляет акценты, указывает на сильные и слабые стороны, осуществляет корректирующее воздействие.

4. Руководитель ставит задачи на ближайший отчётный период, назначает дату планового или внепланового индивидуального совещания и завершает встречу.

Такая последовательность позволит сотруднику самому оценить свою деятельность и понять, в чём его оценки разнятся с оценками руководителя. Это, в свою очередь, позволит ему понять, на чём акцентирует внимание его руководитель и осуществлять свою деятельность максимально эффективно. Руководитель же, со своей стороны, будет понимать, на чём в оценке своей деятельности фокусируется конкретный сотрудник.

Надеюсь, данная информация поможет вам, как грамотному руководителю, оценить всю важность совещаний как инструмента управления и проводить его эффективно. О других инструментах эффективного управления поговорим в следующей статье.

Удачи!

© "IVIT", при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Нашли ошибку в тексте? выделите нужный фрагмент и нажмите ctrl + enter
Рекомендуем прочесть
Дмитрий Гуров
01.03.2018
7 мин
В жизни бизнеса, даже самого хорошо отлаженного, иногда случаются кризисные ситуации. Пожар, наводнение, отказ сервисов телефонии и интернета, да и просто массовое заболевание среди персонала – от этого не застрахована ни одна компания. От того, насколько хорошо компания готова к разного рода кризисным ситуациям во многом зависит ее жизнеспособность и возможность дальнейшего полноценного функционирования.
Читать далее
Дмитрий Гуров
08.02.2019
1 мин
Сегодня сайт в интернете является не дополнительной опцией в стратегии продвижения любой организации, а ее основной составляющей. При выводе новой компании на рынок одной из первостепенных задач является именно создание и запуск оптимизированного web-ресурса с нуля. Также эта задача актуальна для тех, кто имеет устаревший с визуальной или технологической точки зрения сайт, проблемы с лидогенерацией и конверсией через ресурс и т.д.
Читать далее
Дмитрий Гуров
27.07.2017
3 мин
Сегодня мне хотелось бы поговорить о системном администраторе. О плохом системном администраторе и о тех звоночках, которые явно говорят руководителю бизнеса о том, что системного администратора пора менять. Иногда руководителю очень полезно выделить время и критически взглянуть на работу некоторых своих сотрудников, чтобы понять, продолжают ли они вместе с вами эффективно двигать бизнес вперед или же просто просиживают свое время и ваши деньги. О том, по каким параметрам руководителю, не всегда хорошо разбирающемуся в тонкостях работы ИТ, оценить эффективность работы своего системного администратора и пойдет речь в этой статье.
Читать далее
Остались вопросы?
Закажите бесплатную консультацию
Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, которые обеспечивают правильную работу сайта. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.