Когда внедрять Битрикс24? Польза CRM для малого бизнеса

Вы управляете небольшой командой. Сделки держите в голове. Клиенты — в мессенджере и почте, задачи — в Excel, шаблоны документов — где-то на диске. Но постепенно накапливаются проблемы и неразбериха:

• Клиенты уходят, и вы не понимаете почему.
• Непонятно, чем занималась команда на этой неделе, и какую выручку ожидать в конце месяца.
• Оказывается, что не всем клиентам отправили документы по обновленным шаблонам.
• Новый менеджер месяцами не может начать продавать, а его наставник жалуется, что ничего не успевает из-за работы с новичком.

Если вы чувствуете, что выбиваетесь из сил, а бизнес стоит на месте, то пора перестраивать саму систему работы. Рассказываем, чем CRM-система поможет бизнесу и какие типичные проблемы она решает.

CRM — это инструмент, который превращает хаотичные процессы продаж и взаимодействия в команде в управляемую, измеримую и масштабируемую систему.

В этой статье мы расскажем о CRM Битрикс24. Важно понимать, что Битрикс24 — это система из множества блоков, которые решают разные задачи. CRM — один из важнейших, но далеко не единственный.

Для краткости в этой статье под Битрикс24 мы будем иметь в виду ее CRM-часть.

• Стандартизировать процесс продаж
  Прописанные этапы воронки, четкие правила перехода между ними и установленные сроки ответа задают единый стандарт работы для всех менеджеров.
• Обеспечить прозрачность конверсии на каждом этапе воронки
  Система автоматически формирует отчеты по конверсии на каждом этапе: от первого контакта до закрытия сделки. Вы видите, где теряются клиенты, и какова реальная конверсия каждого менеджера и каждого этапа — на основе точных метрик, а не догадок.
• Контролировать качество коммуникаций с клиентом
  Расшифровка звонков и переписка с клиентом по любым каналам — почта, Telegram, WhatsApp — сохраняются в карточке клиента. Руководитель может просмотреть эти данные, чтобы проверить соблюдение стандартов общения, точность передачи информации и скорость ответов. Такой подход позволяет находить точки роста в работе отдела продаж.
• Автоматизировать документооборот в продажах
  Шаблоны договоров, коммерческих предложений, счетов и актов заполняются автоматически на основе данных клиента. CRM подбирает нужный шаблон в зависимости от типа клиента, направления продаж или продукта и создает корректный документ без ручного выбора. Документы генерируются за секунды, отправляются онлайн и хранятся в карточке сделки. Кроме того, система напоминает менеджеру, на каком этапе сделки нужно отправить документ, и не дает пропустить срок.
• Вести раздельный анализ эффективности по направлениям бизнеса
  Продажи по продуктам, услугам или сегментам клиентов отслеживаются независимо. Вы видите результаты по каждому сегменту и принимаете решения, опираясь на объективные данные.
• Оценивать эффективности маркетинговых кампаний
  CRM отслеживает, откуда приходят лиды и как они конвертируются в сделки. Вы видите, какие каналы приносят качественных лидов, а какие — тратят бюджет впустую.

• Планировать цели отдела и нагрузку сотрудников
  Руководитель ставит реалистичные планы работы: на основе данных о конверсии, среднем времени сделки и текущей загрузке команды. Система позволяет декомпозировать цели по этапам, назначать задачи с дедлайнами и отслеживать выполнение каждым сотрудником в реальном времени.
• Обеспечить единое рабочее пространство для команды
  Все коммуникации между сотрудниками происходят внутри системы. Нет десятков чатов, потерянных документов или вопросов «а ты в курсе?». Команда работает синхронно.
• Ускорить адаптацию и обучение новых сотрудников
  Воронка продаж в CRM — это уже готовая визуальная карта процесса: этапы, сроки, документы, действия. Когда новый менеджер открывает Битрикс24, он сразу видит, как устроены продажи в компании. Для обучения не нужно постоянно дергать старшего коллегу или искать информацию в нескольких разных источниках: шаблоны, видео и чек-листы доступны внутри CRM.

Вне зависимости от своего размера многие компании сталкиваются с одними и теми же проблемами: клиенты уходят, документы теряются, новые сотрудники тормозят, а руководитель не знает, почему все идет не по плану. Часто беда не в слабой команде, а работе без единой системы и прозрачности. И здесь на помощь приходит CRM.

Вот 8 типичных жалоб руководителя, и как Битрикс24 помогает с ними справиться.

Есть ощущение, что мы плохо ведем продажи: медленно обрабатываем заявки — клиенты уходят к конкурентам. На каком этапе продажи мы их теряем и почему? Работа отдела непрозрачна для руководства. Чувствуется, что есть зона роста, но где именно — непонятно.

Как Битрикс24 поможет

• Воронка продаж в CRM: визуализирует движение сделки по этапам продаж. Вы видите, на каком этапе застревают лиды, сколько времени прошло с последнего действия, какие сделки «зависли» и почему.
• Отчеты для руководителя: показывают, на каких этапах теряется больше всего сделок — и с какой частотой. Можно делать выводы, например: «50% уходят на согласовании цены» — и действовать целенаправленно.
• Автоматические уведомления, например: если сделка больше 3 дней не двигается — менеджер получает напоминание, а руководитель — оповещение.

Руководитель подозревает: кто-то «левачит» — продает лиды конкурентам, кто-то работает «мимо кассы» — клиент платит наличными или на личный счет, а сделка не регистрируется. Кто-то ведет клиентов вне системы — в мессенджере, личной почте или записной книжке — и при уходе из компании забирает их с собой.

Как Битрикс24 поможет

• Все заявки, звонки, переписка автоматически фиксируются в карточке клиента. Вы всегда можете проверить о чем общался ваш менеджер с клиентом. Скрыто «увести клиента на сторону» становится тяжелее. Руководитель может связаться с клиентом и получить обратную связь.
• В CRM вы видите всю информацию по сделкам, ценам, и эффективности каждого менеджера и можете заметить нестыковки.
• Доступ к данным ограничен и контролируем: клиент — это собственность компании, а не личный актив менеджера. При уходе сотрудника его клиенты и история работы с ними остаются в системе.

Все пользуются разными инструментами ー кто-то звонит, кто-то пишет в мессенджер, кто-то посылает письма. Если руководитель хочет быть в курсе (слушать звонки, читать переписку), ему придется потратить на это огромное количество времени. Скорее всего, он не будет заниматься этим на постоянной основе.

Насколько менеджеры правильно общаются с клиентами, что обещают, последовательны ли они в своих действиях и действительно ли дожимают продажи ー останется тайной.

Как Битрикс24 поможет

• Все каналы общения — внутри CRM: звонки, чаты, письма, WhatsApp, Telegram.
• Все звонки автоматически записываются и привязываются к клиенту.
• С помощью ИИ система расшифровывает речь, выделяет обещания, сроки и ключевые фразы — даже если вы не слушали звонок.
• Переписка тоже сохраняется. Руководитель может за пару кликов посмотреть, что обещал менеджер клиенту, и когда.
• Можно настроить шаблоны ответов, чтобы все говорили одинаково правильно, без ошибок и невыполнимых обещаний.

Теперь видно, как команда работает с клиентами, и можно вовремя подсказать и скорректировать технику продаж. 

Мы тратим маркетинговый бюджет на привлечение новых лидов, но не работаем с теми, кто уже купил у нас один раз. Или делаем это от случая к случаю. Руководитель не знает, связывался ли менеджер с клиентом, чтобы предложить попробовать новый продукт или хотя бы продлить договор.

Как Битрикс24 поможет
В Битрикс24 можно прописать четкие сценарии работы с клиентом после продажи.

• Можно настроить систему, чтобы она напоминала менеджеру о дате продления договора.
• Можно настроить напоминания о том, когда стоит сделать «проверочный звонок», провести опрос удовлетворенности, предложить дополнительные продукты.
• Все действия по развитию клиента фиксируются: вы видите, кто из команды реально работает на долгосрочное отношение, а кто «продал и забыл».

Менеджеры заняты повторяющейся рутинной работой, которая требует высокой концентрации и внимательности. Они готовят коммерческие предложения с расчетами, выбирают нужный вариант договора, заполняют его… В процессе путают форму для разных типов клиентов, используют устаревшие шаблоны коммерческих предложений, ошибаются в расчетах. Руководитель должен или перепроверять все за каждым сотрудником, или смириться с риском ошибки и удара по репутации компании.

Как Битрикс24 поможет
Загружаете в CRM шаблоны документов (КП, договоры, счета), которые автоматически заполняются данными из сделки. Благодаря этому:

• повышается скорость подготовки документов;
• снижается риск ошибок ручного ввода: менеджеру остается только нажать на кнопку «Создать документ».

Можно настроить автоматические задачи менеджеру на разных этапах сделки: отправить КП, позвонить клиенту, напомнить оплатить счет через 3 дня и т.д.

Руководителю сложно понять, кто действительно эффективен, а кто просто «просиживает штаны», потому что ключевые показатели работы не собираются автоматически и не отображаются в понятной форме. Без прозрачных данных невозможно ставить реалистичные цели или справедливо распределять нагрузку внутри команды.

Как Битрикс24 поможет

• Система автоматически собирает ключевые метрики по каждому сотруднику: количество обработанных лидов, сделок, конверсию и т.п.
• Можно сравнивать результаты работы менеджеров и оценивать прогресс сотрудника (например, закрыл в этом месяце на 30% больше сделок, чем в прошлом),
• Можно ставить реальные цели (например: «Каждый менеджер должен закрывать 5 сделок в неделю»), а система сама покажет, кто их выполняет.

Обучение новых менеджеров отнимает часы у руководителя или старших коллег: нужно объяснять правила работы, как устроен процесс продаж, знакомить с нюансами и подводными камнями, отвечать на одни и те же вопросы. Используется много разных инструментов и источников: «Вот шаблон для писем, вот формы договоров, тут ー таблица с клиентами, а условия сотрудничества с поставщиками поищи в закрепе в чатике».

Как Битрикс24 поможет

• Процесс продаж уже визуализирован в системе с помощью воронки продаж. Новичок открывает CRM и видит: какие этапы есть, какие сроки, какие документы нужны на каждом шаге. Вся нужная информация уже под рукой.
• Можно создать шаблон онбординга: «Первые 3 дня — изучить вот это и пройти тестирование».
• Можно загрузить видеоинструкции, чек-листы, шаблоны писем в базу знаний в CRM. Так новый сотрудник видит все, что нужно.

Нет четкого процесса постановки задач и отчета об их выполнении.

Для обсуждения текущих вопросов коллеги используют несколько чатов и почту, а потом жалуются, что забыли, где им указали на ошибку или прислали правки. Сотрудники тратят время на поиск нужного сообщения, теряют последние версии документов, забывают о важных договоренностях.

Как Битрикс24 поможет
Битрикс24 выступит как инструмент, который станет основой для коммуникации в едином окне.

• Все поручения руководителя оформляются через Задачи с дедлайнами и контролем выполнения: результат работы легко увидеть и оценить.
• Можно привлечь помощника или заменить исполнителя, передав ему сразу весь контекст без потери деталей. Просто добавьте его в карточку сделки, и он будет в курсе всего процесса взаимодействия с клиентом.

Да, если хотите полностью контролировать продажи. Если вы устали от непрозрачности в работе с клиентами, сложностей в планировании загрузки команды и выручки, хаоса в коммуникациях, то внедрение Битрикс24 — разумное решение.

Главное: внедряйте CRM не потому, что «все так делают», а когда появляется реальная потребность. Для небольшой компании Битрикс24 может стать мощным ускорителем роста, если использовать его на 100%.