Как мы внедрили BI-аналитику в логистике: дашборд на основе Битрикс24

CRM-система без аналитики — как автомобиль без приборной панели: ехать, конечно, можно, но понять, быстро ли вы движетесь к цели, сложно. CRM становится по-настоящему мощным инструментом управления бизнесом, когда за ней стоит продуманная система BI-аналитики. Тогда данные превращаются в понятные метрики, наглядные диаграммы и динамические отчёты. Руководство получает возможность видеть не только текущую ситуацию, но и анализировать тенденции, находить узкие места и точки роста.

Рассказываем, как мы помогли логистической компании реализовать систему аналитики на основе данных из Битрикс24 с помощью функционала Yandex DataLens. Делимся опытом: как выбирали сервис для создания интерактивных дашбордов, как проходила работа над проектом и какие возможности открыл готовый функционал для бизнеса клиента.

Компания специализируется на международных мультимодальных контейнерных перевозках. Мы помогли клиенту внедрить Битрикс24 для управления сделками и финансами. Подробно рассказали об этом в предыдущем кейсе.

После внедрения CRM клиент обратился к нам с новой задачей: система собирала данные по сделкам, но они не превращались в наглядную аналитику. Руководство хотело видеть не только статус и сумму каждой сделки, но и комплексную картину в динамике: доходы и рентабельность по клиентам, сезонные колебания активности, эффективность разных типов перевозок, соблюдение транзитных сроков, маржинальность по каждому контейнеру и пр.

Все эти данные хранились в Битрикс24, но без единой точки сбора и визуализации с ними было сложно работать. Требовался инструмент, который позволит анализировать показатели по разным измерениям — сотрудник, клиент, конкретный временной интервал, вид контейнера, тип перевозки, стадия логистики — и мгновенно считать доходы и расходы по каждой операции.

Чтобы внедрить эффективную систему, которая поможет бизнесу видеть ключевые метрики и оперативно принимать решения, мы прошли несколько важных этапов: от сбора требований до настройки интерактивного дашборда и передачи его в ежедневное использование. 

Первым делом провели интервью с руководством и ключевыми сотрудниками отделов, чтобы понять, какие метрики важны для принятия решений. Так мы получили перечень полей, которые должны попасть в дашборд.

Клиент хотел видеть:

• финансовые показатели по каждой перевозке, с возможностью сравнения по видам транспорта, периодам, клиентам и ответственным сотрудникам.
• стадии перевозок, чтобы анализировать загрузку и узкие места.
• динамику транзитных сроков в разрезе видов транспорта, чтобы отслеживать и точнее прогнозировать сроки доставки в зависимости от маршрута и сезона.
• эффективность сотрудников: не только по количеству сделок, но и по рентабельности и срока доставки.

Важными условиями были:

• интерактивность,
• обновление данных в режиме реального времени.
• удобство использования.

На основе собранных требований мы рассмотрели несколько вариантов реализации аналитики: от встроенного в Битрикс24 BI-конструктора до российских и зарубежных сервисов. Мы исключили иностранные инструменты, чтобы избежать рисков, связанных с обработкой данных за пределами России и возможной блокировкой доступа к программе. В итоге выбирали между встроенной аналитикой Битрикс24 и сервисом Yandex DataLens.

Выбор пал на Yandex DataLens, и вот почему:

• Аналитика Битрикс24 основана на готовых пресетах и стандартных шаблонах, доступных в маркетплейсе. Они не подходят для построения отчетности по кастомному смарт-процессу «Контейнеры», который мы уже настроили для клиента.
• Yandex DataLens предлагает более широкие возможности: дашборды можно создавать с нуля, под конкретные бизнес-задачи.
• Бесплатный тариф DataLens позволяет неограниченному числу сотрудников работать с аналитикой, а также делиться результатами — достаточно отправить ссылку или встроить дашборд во внутренний портал.
• Если в будущем компания захочет добавить в дашборд данные из сторонних источников — например, из трекинг-системы — это можно легко реализовать в рамках того же сервиса. Аналитика Битрикс24 работает только с внутренними данными CRM.

После выбора инструмента мы перешли к проектированию самого дашборда:

• Определили логику взаимосвязи полей, чтобы метрики отражали реальные бизнес-показатели: например, связали данные по сотрудникам, клиентам, типам перевозок и контейнерам с показателями доходов, расходов и сроков доставки.
• Создали предварительный макет дашборда, включив метрики и виды визуализаций, которые обсуждались на этапе сбора требований.
• Согласовали макет с клиентом, внесли правки по фильтрам, размещению блоков и детализации, чтобы итоговый дашборд максимально соответствовал потребностям бизнеса.

Как только макет дашборда был утверждён, мы приступили к сборке его первой рабочей версии с минимальным, но функциональным набором данных. Такой подход позволил оперативно проверить аналитику в деле и внести доработки до финальной сдачи.

Данные для дашборда формировались из множества таблиц Битрикс24, поэтому мы уделили особое внимание их корректному объединению с помощью SQL-запросов. На этом этапе важно было сохранить целостность информации и избежать ошибок, так как они могут повлиять на стабильность работы всей системы.

• Собрали рабочую версию дашборда на основе утвержденной логики и макета.
• Показали прототип клиенту, чтобы оценить удобство и понятность отображения ключевых метрик.
• Внесли мелкие правки по визуалу. Скорректировали цветовую палитру для лучшего восприятия: позитивные показатели выделили зелёным, проблемные зоны — красным, а также улучшили читаемость графиков.
• Провели внутреннее тестирование, чтобы убедиться в корректности расчётов и стабильности отображения данных.
• Передали дашборд клиенту для финального тестирования в реальных условиях.

Сотрудники протестировали дашборд в реальных условиях и, как это часто бывает, предложили небольшие улучшения, которые не были запланированы на этапе проектирования. Чтобы оперативно ответить на вопросы и зафиксировать пожелания по доработке, мы провели онлайн-встречу.

• Клиент отметил, что одна из диаграмм неудобна для восприятия, и попросил изменить ее тип.
• Также мы добавили дополнительные поля в фильтры, например, возможность фильтрации по типу контейнера.
• Мы внесли эти изменения в дашборд и передали клиенту обновлённую версию.
• Подготовили и предоставили подробную инструкцию по использованию дашборда — с примерами фильтрации, описанием ключевых метрик и рекомендациями по интерпретации данных.

Такой подход позволил учесть не только технические требования, но и реальный опыт пользователей. Именно совместная работа с заказчиком помогает создавать действительно полезные аналитические инструменты: удобные, понятные и эффективные в повседневной работе.

Готовый дашборд состоит из двух вкладок, каждая отвечает за определённый тип анализа — статический срез и динамику показателей.

Позволяет изучать данные за выбранный период (месяц, квартал, год и пр.) с возможностью фильтрации по более 10 параметрам, например: сотрудник, клиент, тип и стадия перевозки, вид контейнера.

К отчёту привязаны две ключевые диаграммы:

• Структура прибыли
  Отображается в виде круговой диаграммы, где каждый сегмент отражает долю клиента в общей прибыли.
• Число контейнеров
  Столбчатая диаграмма, которая показывает объем перевозок (в контейнерах) по клиентам — с разбивкой на завершённые и текущие сделки.

В центре вкладки отображается строка ключевых метрик, окрашенных в разные цвета для удобства восприятия. Она включает:

• Общее количество контейнеров за период (с разбивкой на завершённые и находящиеся в пути),
• Прибыль: ожидаемую, полученную, среднюю на один контейнер,
• Среднее транзитное время — показатель, важный для оценки логистической эффективности вида перевозки.

Такой формат позволяет руководству и сотрудникам видеть главные показатели сразу, без необходимости глубокого анализа графиков и таблиц.

Этот лист позволяет оценить те же метрики в динамике: выбрать несколько периодов и сравнить данные между ними.

Линейчатая диаграмма расположена сразу внутри таблицы с данными и отражает ключевые метрики: общую прибыль в разрезе по клиентам, количество контейнеров, эффективность (прибыль на контейнер).

Ещё одна удобная функция дашборда — частичный доступ к данным. Не всегда необходимо показывать все данными целиком. Можно поделиться отдельным объектом отчета (таблицей или диаграммой) с предустановленной ссылкой, чтобы получатель увидел именно тот фрагмент данных, который вы хотите ему показать.

BI-аналитика ー удобный инструмент для принятия бизнес-решений на основе полной картины в режиме реального времени. Как только данные из CRM начинают работать на вас, вы видите не только текущее состояние бизнеса, но и тенденции, узкие места и точки роста. А значит — можете влиять на них заранее.

Дашборд в Yandex DataLens или другом сервисе — простой первый шаг к системной аналитике. Со временем в него можно добавить данные из других источников, расширять метрики и улучшать визуализацию. Если вы ещё не используете аналитику в повседневной работе — самое время начать.