Согласование договоров в Битрикс24: автоматизация убрала бутылочное горлышко

Как успеть подписать договор с клиентом, пока он не ушел к конкуренту, если документы теряются, юристы постоянно заняты, а история правок давно утонула в переписке? Такая проблема знакома многим компаниям, которые работают с большим количеством контрагентов: клиентов, поставщиков или подрядчиков. Хаос в согласовании договоров замедляет сделки, повышает нагрузку на команду и может привести к потере клиентов.

Мы помогли одной крупной digital-компании полностью перенести весь процесс в Битрикс24: от автоматической проверки документов до передачи готового пакета бумаг на ресепшн. В результате средний срок согласования сократился вдвое, а команда получила инструмент, который сам напоминает ответственным о задачах и не даёт потерять важные детали.

Такая автоматизация будет полезна:

• Компаниям, где процесс согласования запускают разные сотрудники, которые могут не знать всех правил, исключений и этапов — из-за чего документы часто возвращаются на доработку;
• Организациям с многоступенчатым и длительным согласованием, где сложно отследить статус договора и сохранять высокий темп работы;
• Тем, кто хочет интегрировать Битрикс24 с 1С Предприятие для автоматической проверки данных.

Этот кейс доказывает: даже самый запутанный процесс можно превратить в логичную, работающую систему.

Клиент ー крупное digital-агентство ー специализируется на комплексных решениях для продвижения брендов. Компания имеет развитую внутреннюю структуру. В нее входят несколько отделов по работе с разными типами контрагентов: от самозанятых исполнителей и малого бизнеса до крупных корпораций. Договоры проходят многоуровневое согласование. Помимо обязательной проверки юридическим и финансовым отделом, к процессу могут привлекаться технические специалисты, руководители направлений, представители клиентского отдела и другие сотрудники. 

Когда мы начали работать с клиентом, в компании уже использовался Битрикс24, но он не стал частью повседневной работы. Потенциал системы так и остался нереализованным — процессы продолжали зависеть от ручного управления.

Это особенно мешало при согласовании договоров. Регламента не было: документы передавали через мессенджеры, сроки сбивались, участники ориентировались на память и устные договорённости. При этом никто не знал, где сейчас находится документ: он мог «зависнуть» у одного из согласующих и так и не дойти до подписи.

Например, договор отправили в юридический отдел. Юрист заметил, что доверенность клиента просрочена, и написал об этом в чат. Но сообщение затерялось среди сотен других. Договор застрял на две недели, пока менеджер не спросил: «А почему вы до сих пор не согласовали документы?».

Часто проблемы начинались ещё на этапе подготовки. Менеджеры загружали в 1С документы контрагентов, но путались: для ИП, ООО, самозанятых и иностранных компаний нужны разные пакеты бумаг. Кто-то забывал скан учредительного договора, кто-то — выписку из ЕГРЮЛ или подтверждение полномочий. Из-за этих ошибок договоры возвращали на доработку ещё до начала рассмотрения.

К тому же, согласующие указывали причины возврата, как придется: в чате, по телефону или карандашом на полях. Информация терялась, а память подводила даже опытных специалистов. Одни и те же ошибки выявляли снова и снова.

Всё это превратило согласование в бутылочное горлышко: процесс тянулся до двух месяцев, договоры терялись, ошибки повторялись. Всё это стоило компании времени, денег и доверия клиентов.

Чтобы выйти из этой ситуации, клиент обратился к нам с задачей полностью автоматизировать согласование документов в Битрикс24. Основная цель: построить прозрачный и контролируемый процесс, который исключит ручное управление, минимизирует ошибки и сократит время на заключение договоров.

Основные задачи проекта:

1. Создать отдельный раздел в Битрикс24 для согласования документов
Обеспечить централизованное хранение, единый регламент утверждения и полную историю изменений по каждому договору.

2. Настроить автоматический контроль сроков согласования
Реализовать напоминания для ответственных и уведомления руководителей при просрочках.

3. Разработать интеграцию с 1С для проверки актуальности уставных документов 
Перед началом согласования система должна выявлять неактуальные документы (например, истекшие или недействительные) и информировать об этом сотрудника.

4. Настроить автоматическую проверку контрагента по ИНН через CRM
При повторном обращении клиента система должна предлагать использовать ранее загруженные данные, но только после их автоматической проверки на актуальность.

Для реализации задачи клиента мы привлекли команду из 5 человек: 2 аналитиков и 3 разработчиков. За короткий срок провели 5 производственных встреч с ключевыми участниками процесса: юристами, финансистами, менеджерами и руководителями. Все встречи записывались, а затем детально разбирались, чтобы ни одна тонкость не ускользнула. На основе этих данных мы выстроили первую версию бизнес-процесса и начали проектировать его автоматизацию в Битрикс24.

Работа была непростой: нужно было учесть множество этапов проверки, условий и исключений, а также реализовать контроль сроков согласования. Задачей со звездочкой стала интеграция с 1С: она требует глубокого понимания как внутренней логики системы, так и особенностей учета у клиента. Не каждый подрядчик умеет настраивать её так, чтобы данные всегда были актуальными и доступными в нужном разрезе.

Во время сбора данных мы выяснили, что неписанные правила согласования имеют еще и массу исключений, которые известны лишь паре человек. Узкие специалисты знали особые условия для конкретных клиентов или сумм договоров. Но большинство сотрудников действовали интуитивно и регулярно допускали ошибки, из-за которых документы возвращались на доработку.

При этом согласование мог инициировать кто угодно: от одного из десятков менеджеров до руководителя проекта. Многие не знали точного пути движения документов. Юрист ждал сигнала от финансиста, финансист — от менеджера, а тот уже был уверен, что всё уже отправил нужному человеку.

Формализация далась нам непросто: встречи, записи, перепрослушивания, правки в схемах. Процесс обрастал все новыми деталями и условиями. Но именно эта работа позволила создать из хаоса точную и предсказуемую систему.

Мы рассмотрели 2 возможных подхода к автоматизации в Битрикс24: через бизнес-процессы и смарт-процессы. Остановились на последних: они позволили связать договоры, контрагентов и задачи в единой логике, а также создать автоматизированное рабочее место — отдельную вкладку для управления всем процессом.

Одним из ключевых решений стал выбор инициатора обмена данными между Битрикс24 и 1С. Мы остановились на модели, при которой Б24 сам обращается к 1С в нужный момент и запрашивает актуальные данные. Это дало больше контроля и упростило синхронизацию.

После автоматизации согласование стало прозрачным, контролируемым и предсказуемым. Теперь ответственный менеджер — его в компании называют куратором — не гадает, кому отправить договор, и не теряет правки в переписке. Система фиксирует каждый шаг, направляет документ на согласование нужным людям и не даёт ему затеряться по пути. Рассказываем, как выглядит новый процесс согласования документов.

1. Создание заявки на согласование

Менеджер переходит в раздел «Согласование документов» и вводит ИНН контрагента. Битрикс24 автоматически отправляет запрос в 1С и сверяет данные.

Если контрагент найден:

• система проверяет актуальность уставных документов;
• если обнаружены неактуальные данные, Битрикс24 формирует письмо с запросом клиенту — менеджеру остается только его отправить.

Если контрагента нет в базе:

• менеджер создает новую запись, указывая тип клиента\партнера: ИП, ООО, иностранное юрлицо или самозанятый;
• система подсказывает список обязательных документов для загрузки и автоматически формирует запрос клиенту.

2. Создание папки проекта и загрузка документов

Для каждого нового контрагента система автоматически создает отдельную папку в Битрикс24. Если с ним заключено несколько договоров, то для каждого создается отдельная подпапка. Все документы по этому проекту — от запросов клиенту до финальных версий договоров — хранятся именно там.

Когда клиент присылает необходимые файлы:

• в карточке согласования появляется уведомление об их получении;
• менеджер загружает документы из почты в CRM;
• все файлы автоматически сохраняются в соответствующей папке и доступны для просмотра и редактирования по прямой ссылке.

Такой подход упрощает поиск, исключает потерю данных и даёт полную историю взаимодействия с клиентом.

3. Рассылка документов на согласование

Куратор заполняет форму в CRM:

• выбирает, какие типовые формы будем использовать, наши или контрагента;
• загружает документы, которые нужно согласовать (например, договор и доп. соглашение к нему);
• выбирает тип документооборота: электронный или бумажный вариант;
• если нужно, добавляет наблюдателей: они не согласуют документы, но могут их просматривать и оставлять комментарии.

Затем отправляет файлы на изучение одновременно двум отделам: юридическому и финансовому. В карточке видно, кто взял документ в работу. 

4. Обратная связь от согласующих

Юрист, финансист или другой ответственный сотрудник изучает документ:

• если нужны правки — нажимает «Отклонить» и указывает причину в комментарии;
• если всё в порядке — нажимает «Утвердить».

Результат сразу отображается в карточке согласования.

5. Финал: подготовка к подписанию документов

После согласования система автоматически ставит задачу сотруднику ресепшена:

• отправить документ на подписание (при использовании ЭДО);
• или распечатать, если используется бумажный вариант.
  
  

Контроль и прозрачность согласования

Весь процесс согласования отслеживается в режиме реального времени.

Система автоматически обновляет статусы документов и выстраивает их в интерактивную воронку. С помощью фильтра можно быстро понять, на каком этапе сейчас находится нужный договор.

Для сокращения простоев мы реализовали систему пинг-уведомлений по таймеру:

• если документ долго не берут в работу;
• если документ «завис» у согласующего лица.

Такой подход обеспечивает полный контроль над процессом и исключает ситуации, когда договор «потерялся» или «никто не знает, кто за него отвечает».

После запуска первой версии автоматизации клиент получил стабильный и прозрачный процесс. После тестирования команда клиента предложила две доработки — они не были сформулированы заранее, но оказались полезными для повышения эффективности работы. 

1. Автоматическая генерация писем клиентам
Изначально бизнес-процесс предполагал, что менеджеры вручную создают запросы на недостающие документы. Но заказчик попросил автоматизировать эту функцию в Битрикс24 — и теперь система сама формирует письмо по шаблону, которое остаётся только отправить.

2. Отложенная загрузка документов
В ответ на запрос клиент может сразу прислать только часть документов, а остальные — пообещать отправить позже. Например, вместе с договором могли прийти сканы паспорта и ИНН, но не было доверенности от генерального директора.

Мы добавили возможность начинать работу с имеющимися файлами и постепенно добавлять новые по мере их поступления. Это сделало процесс более гибким и близким к реальной практике.

• Среднее время согласования сократилось более чем в два раза: с 1-1,5 месяцев до 2 недель. Основным ограничивающим фактором осталась высокая загруженность юридического отдела — но теперь простои видны и контролируемы, а обратная связь не теряется в переписке.

• Специалистов финансового и юридического отдела больше не дергают вопросами «где мой договор?» и «почему его не согласовали?». Теперь можно в любой момент посмотреть, на каком этапе находится документ, кто его рассматривает, и какие замечания уже были учтены. История изменений и обсуждений хранится в одном месте.

• Снизилась нагрузка на менеджеров. Автоматическая проверка актуальности документов, генерация писем и контроль сроков позволили сотрудникам тратить меньше времени на рутину.

Эти изменения помогли команде выйти на новый уровень управления документооборотом: процесс согласования стал прозрачным, стабильным и легко контролируемым.