Автоматизировали согласование договоров грузоперевозчика

Согласование договоров в компаниях с проектным подходом часто становится узким местом: каждый контракт требует вдумчивой проверки разными специалистами. Ручной процесс затягивает старт работ и повышает риски ошибок.

Клиент обратился к нам после неудачной попытки другого подрядчика настроить автоматизацию. Мы пересобрали процесс с нуля: настроили гибкие маршруты согласования, разработали модуль для работы с документами внутри изолированной сети и внедрили полное логирование действий.

В результате доработки Битрикс24 компания в несколько раз сократила время подготовки договора и получила полный контроль над процессом без нарушения жесткой политики безопасности.

Наш клиент — федеральный перевозчик тяжеловесных грузов. Каждый его проект формируется индивидуально под задачу заказчика.

К моменту обращения к нам у клиента уже была развернута коробочная версия Битрикс24 в закрытом контуре: такая система может отправлять данные вовне, но не принимает информацию из внешних источников.

Поскольку каждый проект по грузоперевозке собирается индивидуально, условия сотрудничества по каждому договору согласуются отдельно. В процессе участвуют разные подразделения:

• менеджеры проектов формируют техническую часть и сроки,
• логисты просчитывают маршруты и ресурсы,
• юристы проверяют риски и формулировки,
• бухгалтерия контролирует финансовые условия и реквизиты.

При таком подходе ручное согласование становится тормозит бизнес: документы долго «ходят» по почте и чатам, версии путаются, а статусы теряются. Любая задержка на этапе подготовки договора откладывает старт работ и влияет на финансовые показатели.

Подрядчик, который изначально занимался внедрением Битрикс24, не смог корректно настроить автоматизацию этого процесса. Клиент обратился к нам, чтобы пересобрать процесс с нуля, с учетом сложного ветвления путей согласования, ограничений изолированного контура и требования к устойчивости работы.

Требовалось настроить автоматизацию так, чтобы:

• вся работа с документами велась внутри «Коробки» Битрикс24 в закрытом контуре;
• в системе были скомбинированы последовательные и параллельные этапы согласования;
• на финальной стадии автоматически формировался протокол согласования, независимо от того, был договор утвержден или отклонен;
• была предусмотрена возможность экстренного согласования у генерального директора в обход промежуточных этапов;
• все сотрудники видели статус и историю согласования в реальном времени, но не имели доступа к настройкам автоматизации, чтобы исключить случайные правки и защитить процесс от человеческих ошибок.

Весь маршрут согласования перенесли в смарт-процессы. Это позволило сделать каждое перемещение карточки договора прозрачным для участников. Для повышения стабильности системы вместо циклической схемы реализовали запуск автономного подпроцесса на каждом этапе.

В изолированном контуре недоступен штатный модуль Битрикс24 для работы с документами. При этом у клиента действуют строгие правила безопасности: сотрудникам запрещено открывать внешние ссылки (Google Docs, облачные хранилища) для работы с корпоративными документами.

Стандартные способы не подошли:

• Прикрепить файл к задаче. Можно скачать и редактировать локально, но нет совместного редактирования, версии путаются.
• Вставить ссылку на внешний файл. Запрещено политикой безопасности.

Чтобы решить эту проблему, мы разработали кастомный модуль интеграции с файловым сервером клиента.

Программист написал модуль, который:

• подгружает файл с внутреннего сервера компании,
• формирует кликабельную ссылку на документ в карточке смарт-процесса,
• открывает файл в интерфейсе, доступном всем участникам согласования внутри закрытого контура.

Результат: договор можно редактировать совместно, все правки сохраняются, а доступ контролируется корпоративными правилами безопасности.

Процесс автоматически выбирает один из трех сценариев:

• «Минимальный» (до 150 тыс. руб.): согласование только у руководителя инициатора и гендиректора.
• «Упрощенный» (150–500 тыс. руб.): согласуют руководитель инициатора → договор уходит на внутреннее согласование (бухгалтер и юрист параллельно) → гендиректор. Юрист может добавить до 11 человек дополнительных согласующих из любых отделов.
• «Стандартный» (от 500 тыс. руб.): маршрут зависит от типа договора. Перед передачей документа генеральному директору может подключиться его советник. Список внутреннего согласования формируется динамически: для двух типов договоров система предлагает юристу добавить дополнительных участников процесса.

Настроили сценарий отправки договора напрямую к гендиректору — в обход остальных отделов. Например, если юристы не согласовали договор, но инициатор настаивает на подписании, руководитель инициатора может отправить карточку гендиректору, указав причину такого решения. Чтобы подсветить проблемный документ, система автоматически помечает заголовок карточки маркером «Конфликт».

Чтобы согласование не затягивалось, добавили систему уведомлений о «зависших» карточках:

• если этап не пройден за 4 часа, согласующему приходит первое напоминание;
• через час он получит повторное уведомление;
• третье напоминание — еще через час. Оно дублируется инициатору и его руководителю.

Это позволяет вовремя подключить «ручной» контроль: менеджер или руководитель могут позвонить коллеге и уточнить статус, не дожидаясь срыва сроков.

Настроили права доступа так, чтобы сотрудники видели статус и историю согласования, но не могли вручную перемещать процесс по стадиям. Это исключило человеческие ошибки и сохранило целостность маршрута.

Все комментарии согласующих собираются в технических полях смарт-процесса. На финальной стадии система автоматически формирует протокол согласования, подтягивая данные из этих полей — независимо от того, был договор в итоге утвержден или отклонен.

Разберем путь договора на сумму 300 тыс. рублей. Для этого случая автоматически выбирается «Упрощенный маршрут».

1. Создание заявки

Сотрудник заходит в раздел смарт-процессов и нажимает «Создать». Заполняет карточку запроса: все поля в ней обязательны, кроме поля «Комментарий».

2. Первая проверка руководителем

Руководитель инициатора получает уведомление на почту со ссылкой на задание. Также он может зайти в раздел «Бизнес-процессы» через пункт меню «Автоматизация» и увидеть список своих задач. Отсюда можно провалиться в карточку процесса. Здесь руководитель может согласовать договор или отправить на доработку. Во втором случае он обязательно должен указать, что именно нужно исправить, в поле «Комментарий».

3. Уведомление о возврате на доработку

В случае возврата инициатор получает письмо-уведомление. Инициатор (и только он) может прервать согласование на любом этапе до финального утверждения. В этом случае договор перемещается в колонку «Не согласовано», и система автоматически формирует файл протокола согласования.

4. Внутреннее согласование

Когда руководитель инициатора согласует договор, он уходит на внутреннюю проверку: юристу и бухгалтеру (параллельно). Юрист может добавить дополнительных согласующих и написать, что от них требуется.

6. Параллельная проверка

Каждый согласующий получает свой запрос одновременно. Запускается процесс параллельного согласования: каждый может прокомментировать и отклонить документ. При этом никто не видит, что написал коллега на этом этапе. Система ждет ответа от всех участников списка.

7. Решение конфликтной ситуации

Если кто-то из внутренних согласующих отклонил договор, карточка возвращается руководителю инициатора. У него есть выбор: вернуть задачу на доработку с учетом замечаний или проигнорировать их и отправить документ напрямую гендиректору. В этом случае система автоматически помечает карточку маркером «Конфликт», чтобы гендиректор видел особые условия согласования.

8. Финальное утверждение

Карточка переходит к гендиректору, когда прошло внутреннее согласование или через укороченный путь договора с конфликтом. Он может согласовать или отклонить договор. Если отклоняет — обязательно пишет комментарий «почему». В этом случае запрос возвращается руководителю инициатора. Инициатор видит весь процесс движения карточки в уведомлениях на почте.

9. Протокол и аналитика

Когда процесс закончен (гендиректор нажал «Согласовано»), формируется протокол согласования. Его можно скачать как текстовый документ. В протоколе видна вся история согласования: кто участвовал, должность и ФИО, их комментарии и решения. Так реализовано полное логирование процесса. Руководитель (как и все участники) видит движение договора по смарт-процессу и может контролировать скорость работы над документами. Система позволяет выгрузить статистику: сколько договоров на какую сумму были согласованы за период, а сколько зависли и на каком этапе. Это дает инструмент для управления эффективностью отдела.

• В несколько раз сократили время согласования договоров
  Раньше процесс занимал 3–5 дней из-за ручной пересылки документов и потери версий. После автоматизации средний срок согласования сократился до 1 дня.
• Снизили риски
  Исключили ошибки ручного управления. Раньше сотрудники могли запутаться в версиях, пустить договор не по той ветке или пропустить важного согласующего, подвергая компанию рискам. Теперь система автоматически контролирует маршрут и права доступа.
• Обеспечили прозрачную аналитику и логирование процессов
  Каждое действие фиксируется в карточке, а затем – в протоколе согласования. При проверке или внутреннем аудите можно восстановить полную историю: кто, когда и какое решение принял по каждому договору. Руководители видят статистику процессов согласования, могут точечно работать с узкими местами и планировать нагрузку на отделы.

Клиент получил работающий инструмент, который соответствует всем требованиям безопасности, снижает операционные риски и дает контроль над ключевым бизнес-процессом — согласованием договоров с контрагентами.