От ручных сверок к прозрачной аналитике: внедрили дашборд в Битрикс24

Внедрение CRM упорядочивает процессы: задачи, клиенты, документы — все теперь в одном месте. Но сама по себе система не дает ответов на вопросы бизнеса: где в проекте скрытые потери, какова реальная маржа по каждому объекту и др.

Чтобы получить эти ответы, стоит дополнить CRM инструментом управления, например, дашбордом. Для архитектурной студии мы создали такой инструмент прямо внутри Битрикс24. Это лаконичный дашборд с автоматическим расчетом разницы между закупкой и продажей, фильтрами по объектам и экспортом для бухгалтерии.

Рассказываем, как он работает, в этом кейсе. А в конце кейса разместили список ключевых вопросов, которые стоит обсудить с командой прежде чем заказывать BI-решение у подрядчика.

Клиент — архитектурное бюро, реализующее проекты благоустройства территорий. Ранее мы уже внедряли для него Битрикс24 как централизованную CRM-систему для управления проектами.

После запуска CRM вся информация по проектам начала собираться в одном месте. Однако проблема прозрачности и удобства работы с данными осталась. Без кропотливой сверки руководитель и финансовый директор не могли увидеть, на каких объектах и по каким позициям возникают финансовые отклонения. А без этого было невозможно оперативно контролировать рентабельность проектов.

Требовался инструмент, который позволял анализировать показатели в разрезе единиц товаров и материалов, объектов и контрагентов.

Бухгалтер вручную сверял стоимость и объем позиций между двумя ключевыми документами:

• сметой (документ для клиента, где указана цена продажи);
• счетом от поставщика (документ с закупочной стоимостью).

Данные по каждому объекту вручную собирались в Excel, все расчеты — тоже вручную. Это увеличивало риск ошибок.

После внедрения Битрикс24 бухгалтер стал выгружать данные из CRM, но они не обновлялись автоматически. Как только менеджер вносил изменения в счет или смету, расчеты становились неактуальными. Каждый раз приходилось заново выгружать данные и все пересчитывать. Это занимало много времени, особенно учитывая более сотни контрагентов и множество объектов в работе.

В итоге перерасходы или несоответствие объемов закупок часто иногда замечали слишком поздно — когда уже нельзя было оперативно вмешаться.

Для клиента важна была максимальная функциональность при минимуме отвлекающих деталей. Он выбрал лаконичный табличный формат в строгом интерфейсе без цветовой подсветки и графических элементов.

Мы предложили создать интерактивную сводную таблицу для сравнения ключевых показателей проектов:

• цены закупки и продажи по каждой позиции,
• объемов поставки и продаж (в единицах),
• экономии или перерасхода по каждой строке сметы (разница между закупкой и продажей, умноженная на количество)

По запросу клиента также реализовали:

• фильтры по объекту, контрагенту и смете, чтобы быстро находить нужные позиции,
• возможность экспорта в Excel для передачи в бухгалтерию (сверка, отчетность) и долгосрочного хранения.

Мы рассмотрели разные варианты и остановились на встроенном BI-конструкторе в Битрикс24. Это позволило:

• работать с данными в единой системе,
• избежать подключения внешних BI-сервисов,
• сохранить привычный интерфейс для пользователей,
• снизить нагрузку на инфраструктуру и минимизировать риски сбоев.

Решение оказалось простым в сопровождении и не требовало обучения команды клиента.

Ключевое требование автоматизации — отражать изменения данных в реальном времени. Как только менеджер корректирует смету или счет, расчеты должны обновляться автоматически.

Сначала мы протестировали вариант расчетов через SQL-запросы, но отказались от них из-за трех ключевых проблем:

• отсутствия логирования: нельзя отследить, как получен результат,
• высокой нагрузки на систему: при больших объемах запросы требовали до 5 минут ожидания),
• риска зависания CRM: возможность сбоев в работе у всех пользователей.

В качестве альтернативы мы выбрали смарт-процессы, привязанные к событию «обновление элемента». Теперь при любом изменении в смете или счете запускается автоматический пересчет. Его результаты сохраняются в отдельном блоке «Разница» в карточке позиции счета.

Блок включает три ключевых показателя для дашборда:

• разницу в цене за единицу,
• разницу в объеме поставки и реализации,
• итоговую разницу в рублях по позиции.

Такой подход обеспечивает:

• актуальность данных: расчеты обновляются мгновенно после изменений,
• минимальную нагрузку на систему: дашборд использует уже готовые значения, а не тяжелые вычисления,
• прозрачность и контроль: все расчеты можно проверить через логи смарт-процесса.

После подготовки технической части мы презентовали клиенту макет дашборда на онлайн-встрече. Это позволило оперативно ответить на вопросы, уточнить детали и внести правки: например, по просьбе бухгалтера добавили фильтр по контрагенту.

На основе обратной связи мы доработали и протестировали решение, после чего передали клиенту финальную версию дашборда вместе с инструкцией по использованию.

Теперь пользователи работают с интерактивной системой контроля, где каждое изменение в данных мгновенно отражается в итогах.

Решение получилось удобным, быстрым и полностью автономным:

• лаконичное и понятное для пользователей,
• работает в привычной среде — Битрикс24,
• не зависит от внешних инструментов,
• быстро загружается даже при большом объеме данных,
• соответствует всем требованиям клиента.

Этот кейс показывает: лучший дашборд — не тот, что красиво выглядит, а тот, который становится частью повседневной работы и помогает принимать решения.

Если вы сейчас думаете: «Нам тоже нужна аналитика, но непонятно, с чего начать», начните с простых вопросов. Обсудите их с командой. Это поможет четко понять, какой дашборд вам нужен, и поставить точную задачу исполнителю.

1. Какую задачу должен решить дашборд?

• Что должно измениться после его появления?
• Кто будет его основным пользователем: руководитель, бухгалтер, менеджер?
• Какие решения он должен упрощать: контроль бюджета, анализ эффективности, планирование?

2. Какие показатели и данные вам нужны?

• Определите ключевые метрики: прибыль, отклонения, сроки, загрузка и т.п.
• Не стремитесь добавить все и сразу: лучше начать с 3–5 наиболее важных показателей.
• Проверьте, где собираются данные, которые нужны для расчетов: в CRM или сторонних системах.

3. Какой формат визуализации подойдет лучше?

• Если нужно сравнивать много строк, таблица эффективнее.
• Если важна динамика или структура, помогут графики и диаграммы.
• Часто удобно комбинировать форматы: например, таблица сверху + график внизу.

Если вы пока не можете определиться, каким должен быть ваш первый дашборд — не переживайте. Не нужно досконально понимать технические детали. Мы поможем подобрать оптимальный формат, реализовать аналитику в вашей системе и внедрить ее в рабочий процесс. Сделаем так, чтобы ей было удобно пользоваться каждый день.