Клиент занимается поставкой и обслуживанием складского и торгового оборудования. Имеют статус официального дилера АО ОЗ «Микрон». На рынке стеллажного оборудования с 2013 года. Ассортимент предлагаемого складского оборудования более 3000 наименований, включая нестандартное оборудование. Предоставляют комплексный подход от проектирования и монтажа до сдачи объекта под ключ. Осуществляют гарантийное и постгарантийное обслуживание. Главный офис находится в Москве. Доставка организована по всей территории России.
На момент обращения у заказчика уже был неудачный опыт с другой CRM-системой, в итоге обратно перешли в Excel. Есть сайт с формами обратной связи, заявки с сайта попадали на почту. После квалификации, заявки заводились в Excel, там же велась вся клиентская база и работа по ней. История заказов не хранилась, информация заменялась на более актуальную. Все коммуникации с клиентами ведутся через email, телефон и WhatsApp.
Сложно совмещать процессы продаж и ведение производства в Excel
Для получения и обработки входящих обращений используются разные каналы связи и приложения
Нет возможности вести аналитику по источникам заявок и продажам в целом
Для получения данных по статистике, директологи каждый месяц тревожат заказчика
Отсутствует контроль коммуникаций и история взаимодействия с клиентами
Присутствуют сложности, связанные с потерей важной информации, сотрудники могут забыть ее зафиксировать
Вся информация и материалы хранятся на различных носителях и сервисах, много времени уходит на поиск нужных данных
Отсутствует прозрачность в процессе продаж
Много времени тратится на выполнение рутинных задач
Звонки не записываются
Выбор интегратора ИВИТ:
На момент обращения заказчик уже был клиентом ИВИТ по направлению ведение контекстной рекламы. В поисках партнера, заказчик исследовал рынок интеграторов. Сравнил всех подрядчиков из выборки, в итоге выбор пал на ИВИТ по нескольким причинам:
Сделали грамотное предложение, отталкиваясь от начальных потребностей
Показали себя как надежный партнер, проверенный делом и временем
Продемонстрировали свое экспертное видение
Клиент изначально хотел внедрить Битрикс24, вопрос был в решении, облачное или коробочное. После анализа бизнеса и потребностей, мы привели достаточно аргументов в пользу облачного решения. По итогу заказчик последовал нашим рекомендациям.
Программный продукт: облачная версия Битрикс24
Тип лицензии: стандартный тариф
Поставленные задачи:
Перенести клиентскую базу из Excel в Битрикс24
Организовать работу отдела продаж и ведение производства
Настроить CRM (поля, карточки сущностей CRM, права доступа и тд.)
Подключить и настроить интеграцию с телефонией Телфин (важно, чтобы была запись телефонных звонков)
Интегрировать сайт, 6 почтовых ящиков и формы рекламных кампаний
Настроить стандартную интеграцию СМС и WhatsApp
Нужно реализовать базовую автоматизацию
Настроить удобную выгрузку необходимых данных для директологов
Настроить формирование стандартных отчетов продаж
Команда проекта: руководитель проекта, CRM-аналитик, аккаунт-менеджер
Сроки реализации проекта: июнь 2023 – август 2023 года
Главной задачей первого этапа было организовать работу отдела продаж и ведение производства. Реализовали через воронки продаж. Выбрали классический режим работы CRM. Все входящие обращения попадают сначала в лиды, а успешный лид конвертируются в сделку и клиента.
В первой настроенной воронке ведется процесс продаж — коммуникация с клиентом и вывод его на сделку. Когда сделка доходит до успешной стадии, начинается проектная часть.
Во второй настроенной воронке ведется работа над задачами, связанными с оказанием услуг и документооборотом — заключение договора, производство на стороне завода, доставка, монтаж и сбор закрывающих документов.
Скриншот: Воронка производства
На основе собранной информации разработали техническое задание
Провели импорт клиентской базы (более 2000 контактов и компаний)
Настроили CRM согласно техническому заданию (поля, карточки сущностей CRM, права доступа и тд.)
Подключили и настроили интеграцию с телефонией Телфин
Подключили и настроили интеграцию с сайтом, почтой и формами рекламных кампаний
Настроили стандартную интеграцию СМС и WhatsApp
Настроили базовую автоматизацию процессов с помощью функционала роботов. От заявки до доставки и монтажа
Выстроен сценарий автоматической постановки задач и уведомлений в ключевых точках процессов
Настроили экспорт необходимых данных в Excel для директологов
Настроили стандартные отчеты для продаж
Провели демонстрацию системы для всей компании
Сотрудники компании прошли обучение по работе на портале Битрикс24. Получили подробные инструкции и консультации
Была проведена работа с полями карточки, например, автоматически рассчитывается прибыль с каждого заказа и задолженность.
Скриншот: Поля с автоматическим расчетом
Количество пользователей в Битрикс24: до 10 человек
Заказчик получил настроенную систему, содержащую не только элементы CRM, но и другие инструменты для ведения бизнеса
Важная информация, звонки и сообщения теперь всегда фиксируются в сделках
Вся коммуникация с клиентами ведется с помощью инструментов Битрикс24
Подрядчик по контекстной рекламе самостоятельно выгружает нужные данные для анализа
Бухгалтерия следит за договорами, быстро вносит правки и во время получает закрывающие документы
Автоматические действия позволяют успешно вести учет и контроль коммуникации с клиентами
Теперь можно отслеживать источники заявок в CRM и акцентироваться только на эффективных каналах лидогенерации
Руководители теперь могут отслеживать эффективность продаж и KPI сотрудников
Скриншот: Карточка сделки
Около 3 месяцев, после сдачи первого этапа, заказчик и его сотрудники осваиваются в Битрикс24. К настоящему времени активно используется раздел «CRM» и «Контакт-центр». Заказчик уже накопил большое количество планов на дальнейшую доработку системы под свои нужды.
Скриншот: Контакт-центр
Открыли новую платформу для бизнеса заказчика. Сотрудники прошли этап базового обучения. У заказчика теперь есть великолепный инструмент в виде Битрикс24, который адаптирован под первоначальные нужды и процессы компании.
Улучшилась синхронизация между продажами и производством, стало удобнее работать со сделками и клиентской базой в целом
Улучшилось качество платного трафика за счет детального анализа данных из CRM
Повысилась прозрачность на всех цепочках продаж и оказания услуг
Ускорились рабочие процессы и обработка заявок
После работы над первым этапом впечатления заказчика остались положительные. Систему запустили, протестировали несколько раз — все работает как положено. Заказчик очень доволен результатом и системой в целом. Достигли всех поставленных целей и превысили все ожидания по срокам. Сейчас настроили лишь самую «верхушку айсберга». Готовимся ко второму этапу внедрения.
Первый этап проекта был реализован в августе 2023 года и сразу же перешли на поддержку портала Битрикс24 в формате доработок. В настоящий момент идет согласование второго этапа внедрения и переход на профессиональный тариф Битрикс24. Совместно с заказчиком анализируем и прорабатываем бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать.
