Одна ошибка менеджера в многомиллионной сделке может стоить компании не только контракта, но и репутации надежного партнера. А когда специалисты работают, как им удобно, пропуская этапы или игнорируя согласования, это становится лишь вопросом времени. С такой ситуацией столкнулся наш клиент в сфере комплексных технических решений. Мы построили для него в Битрикс24 строгую систему, где «шаг в сторону» технически невозможен. Она не позволяет пропустить этап или упустить данные и автоматически передает задачи коллегам, ведя сделку по единственно верному пути. Хотя мы создавали эту автоматизацию для производственной компании, ее главная сила — в управлении сложными сделками с большим количеством участников и межотдельных согласований. Если в вашем бизнесе успех зависит от четкой и слаженной работы нескольких отделов, это решение для вас.
Одна ошибка менеджера в многомиллионной сделке может стоить компании не только контракта, но и репутации надежного партнера. А когда специалисты работают, как им удобно, пропуская этапы или игнорируя согласования, это становится лишь вопросом времени.
С такой ситуацией столкнулся наш клиент в сфере комплексных технических решений. Мы построили для него в Битрикс24 строгую систему, где «шаг в сторону» технически невозможен. Она не позволяет пропустить этап или упустить данные и автоматически передает задачи коллегам, ведя сделку по единственно верному пути.
Хотя мы создавали эту автоматизацию для производственной компании, ее главная сила — в управлении сложными сделками с большим количеством участников и межотдельных согласований. Если в вашем бизнесе успех зависит от четкой и слаженной работы нескольких отделов, это решение для вас.
Наш клиент производит сложные инженерные системы для строительных и промышленных объектов. Компания поставляет комплексные решения «под ключ»: комплектует собственное производство недостающими компонентами от партнеров. Оборудование не только продается, но и сдается в аренду.
Клиент уже активно работал в облачной версии Битрикс24. Однако со временем выявились серьезные ограничения: процессы были слишком гибкими для бизнеса, где каждая сделка — это многоступенчатый проект с высокой технической сложностью.
Суммы сделок достигают значительных объемов, а оборудование требует точной спецификации, согласования комплектаций и строгого документооборота. При этом текущая воронка продаж была упрощенной и не обеспечивала обязательного прохождения ключевых этапов: прикрепления спецификаций, многоуровневых согласований, проверки наличия компонентов и фиксации точных коммерческих условий.
Менеджеры действовали «по обстановке»: что-то забывали согласовать, какие-то поля оставляли пустыми, документы прикрепляли не всегда. В результате руководство не имело прозрачной картины по сделкам — ни по статусам, ни по соблюдению регламентов, ни по реальному сроку выхода на поставку.
Требовалось выстроить в Битрикс24 строгую, регламентированную цепочку работы с заявкой — от первого контакта до отгрузки — с обязательным прохождением всех этапов и полной прозрачностью для руководства.
Пообщавшись с клиентом, мы собрали такие требования к новой автоматизации.
Мы полностью перестроили бизнес-процесс продажи и передачи в аренду оборудования в Битрикс24 под строгую регламентацию, сохранив при этом гибкость для обоих типов сделок.
1. Настроили карточку сделки
На основе интервью с ключевыми сотрудниками из отделов продаж, снабжения и производства определили, какие данные критичны на каждом этапе. Разделили поля на обязательные и опциональные.
Для начальников отделов создали отдельный вид карточки — «Руководители», где видны служебные данные: например, точное время поступления запроса. Они помогают контролировать работу сотрудников отделов.
2. Объединили продажу и аренду в одной воронке
Разработали универсальную воронку сделки, которая учитывает особенности сделки по продаже и по аренде оборудования. Такой подход позволяет менеджеру не переключаться между разными воронками.
3. Настроили автоматический переход между этапами сделки по выполнению условий
Каждый этап сопровождается подробной инструкцией прямо в задаче — какие поля заполнить, какие документы загрузить, с кем связаться. Это снижает время на обучение новых менеджеров и исключает ошибки. Переход между этапами полностью автоматизирован: карточка не может быть переведена дальше, пока не выполнены все условия. Для этого выделили триггерные задачи — их закрытие запускает проверку и автоматический переход на новый этап.
4. Добавили защиту от ошибок и незаполненных полей
Если менеджер закрывает задачу, но пропускает обязательные поля, система автоматически создает повторную задачу на доукомплектацию данных. Это не дает «проскочить» этап с неполной информацией.
5. Настроили согласования сделки с обратной связью
На трех ключевых этапах введены обязательные согласования. Уведомления о необходимости одобрения приходят только назначенным лицам. Кроме того, инициатор согласования (например, менеджер по продажам) получает email-уведомление, как только документ будет одобрен. Так он сразу знает, что можно двигаться дальше.
6. Реализовали отдельный смарт-процесс для производства
Когда требуется изготовить оборудование под заказ, отдел снабжения вручную запускает специальный смарт-процесс «Производство», полностью связанный с основной сделкой. Это дает производственному отделу свой рабочий контекст без дублирования данных.
7. Оптимизировали бизнес-процессы под ограничения системы
В облачной версии Битрикс24 разрешено только 2 одновременно запущенных бизнес-процесса на одну сделку. Мы уплотнили бизнес-процессы и внедрили автоматическую остановку ранее запущенных процессов при смене этапа. Это позволило уложиться в строгий лимит и избежать перегрузки системы.
8. Настроили уведомления на корпоративную почту
По просьбе клиента мы заменили автоматические уведомления в ленте Битрикс24 на email-отбивки: при переходе сделки на новый этап, постановке задачи или изменении статуса ответственный получает письмо. Это гарантирует, что ни одно действие не останется незамеченным, даже если сотрудник временно не в CRM.
9. Работали итеративно и обучали клиента на ходу
Сначала запустили базовую версию, показали клиенту, собрали фидбэк и внесли правки. Так повторялось несколько раз: меняли ответственных, порядок этапов, формулировки задач. После каждой итерации проводили краткое обучение, чтобы изменения были понятны команде каждого отдела.
Теперь каждый этап сделки проходит строго по регламенту: пропустить обязательное действие или забыть прикрепить документ технически невозможно. Вот как это выглядит на практике.
1. Менеджер создает сделку и готовит запрос в отдел снабжения
Менеджер по продажам создает сделку в Битрикс24 и заполняет все обязательные поля по итогам общения с клиентом. В блок «Подготовка запроса в ОСиЛ» он вносит данные для отдела снабжения и логистики (ОСиЛ). Затем прикрепляет спецификацию из запроса клиента.
После этого менеджер вручную запускает бизнес-процесс «Запрос спецификации». Это единственный ручной запуск во всей цепочке. Как только все данные внесены и документ прикреплен, запрос уходит в ОСиЛ, а сделка автоматически переходит на следующий этап.
2. Отдел снабжения получает запрос и начинает работу
Запрос в ОСиЛ отображается в разделе «Автоматизация» в Битрикс24, а каждому сотруднику отдела приходит уведомление на корпоративную почту.
Задачу может взять любой менеджер ОСиЛ. Чтобы избежать дублирования, он отмечается в поле «Обсуждение процесса»: «Забрал в работу».
Сотрудник ОСиЛ скачивает и проверяет спецификацию, приложенную менеджером. У него есть два варианта:
согласовать исходный документ без изменений — тогда он нажимает кнопку «Согласовано»;
внести в документ правки или дополнения, а затем загрузить обновленную версию обратно в карточку сделки.
В любом случае система автоматически дублирует спецификацию в документооборот: либо подтвержденная исходная версия, либо новая — откорректированная. Это гарантирует, что дальнейшая работа ведется с актуальной и зафиксированной версией комплектации.
3. Менеджер готовит коммерческое предложение
Как только ОСиЛ согласует спецификацию, сделка автоматически переходит на этап «Подготовка КП». Менеджеру приходит триггерная задача: заполнить блок полей «Подготовка КП» в карточке, куда уже подтянута финальная спецификация от отдела снабжения.
Система не дает «срезать углы»: если обязательные поля остаются пустыми, автоматически создается повторная задача на их заполнение.
Только после полного заполнения и ручного закрытия этой задачи запускается следующий бизнес-процесс. Карточка автоматически переходит на этап согласования КП.
4. Двухэтапное согласование КП
Сначала КП согласовывают финансисты (один из двоих — берет в работу любой, отмечаясь в обсуждении). Затем — один из трех уполномоченных сотрудников отдела продаж (руководители по направлениям).
Руководитель может согласовать КП, отправить на уточнение или загрузить обновленную спецификацию. Как только согласование завершено, менеджер получает уведомление на email и новую задачу.
5. Отправка КП и работа с клиентом
После отправки коммерческого предложения менеджер ведет переговоры с клиентом.
Когда уверенность в закрытии достигает примерно 80%, он закрывает триггерную задачу. Сделка автоматически переходит на этап «Подготовка документов». Если сделка теряет перспективу, менеджер вручную переводит ее в стадию «Отказ» и фиксирует причину неудачи.
6. Подготовка документов по сделке
Как только от клиента приходит долгожданное «Выставляйте счет!», менеджер закрывает триггерную задачу. Автоматически запускаются два параллельных бизнес-процесса: на подготовку счета и проекта договора.
Обе задачи уходят в «Отдел поддержки продаж». Сотрудник проверяет, есть ли актуальный договор с клиентом — если да, просто проставляет его номер. Если нет — создает новый. А затем готовит счет на основе финальной спецификации и прикрепляет его к сделке.
Когда документы подгружены, менеджер по продажам получает задание «Проверьте спецификацию и счет». Он сверяет данные и принимает документы либо возвращает их на доработку с комментарием. Только после его подтверждения сделка переходит к следующему этапу.
7. Менеджер подтверждает поступление оплаты
После отправки счета и договора запускается триггерная задача «Ускорьте процесс оплаты». Менеджер связывается с клиентом и напоминает о выставленном счете. Затем проверяет оплату в 1С. Как только деньги поступили, он закрывает задачу, и сделка автоматически переходит на этап «Закупка / Производство».
8. Организация закупки или запуск производства
Перед запуском в работу задачу на закупку или производство оборудования нужно согласовать у генерального директора. После его утверждения менеджер по продажам получает уведомление, а сотрудники ОСиЛ — две задачи: «Скомплектовать заказ» и «Оплатить поставщикам».
Если требуется производство, ОСиЛ вручную запускает смарт-процесс «Производство», и соответствующий отдел получает заказ и работает по нему. По завершении он переводит процесс в стадию «Произведено», а ОСиЛ и менеджер получают email-уведомление.
При закрытии задачи «Скомплектовать заказ» сделка автоматически переходит на этап «Заказ готов».
9. Менеджер согласовывает отгрузку
На этапе «Заказ готов» менеджер получает задачу «Согласовать отгрузку». Он вносит в карточку все обязательные данные для планирования доставки клиенту. Как только задача закрыта, сделка автоматически переходит на стадию «Отгрузка».
10. ОСиЛ организует отгрузку и оформляет документы
На этапе «Отгрузка» ОСиЛ получает две задачи: «Подготовить товаросопроводительные документы» и «Произвести отгрузку», а менеджер ーзадачу на согласование отгрузки с клиентом.
11. Сбор первички и подтверждение оплаты
Запускаются две параллельные задачи в разные отделы:
Только когда обе задачи закрыты, сделка автоматически переходит в статус «Завершенные».
Для сделок по аренде между отгрузкой и закрытием встроены дополнительные этапы, которые отражают специфику этого формата.
Наша доработка позволила клиенту перевести работу со сделками в Битрикс24 из режима «как получится» в точный регламентированный процесс, удобный для работы с обоими типами заказов.
Что изменилось на практике:
Главный итог Теперь у любой сделки есть четкая дорожная карта, встроенная прямо в CRM. Менеджеру достаточно уметь общаться с клиентом и разбираться в специфике оборудования. Все остальное берет на себя система: напоминает, что заполнить, у кого согласовать, какие документы прикрепить и когда можно двигаться дальше. Руководство получило единое информационное поле и уверенность, что ни одна сделка не сорвется из-за упущенного этапа или неподписанного документа.
Главный итог
Теперь у любой сделки есть четкая дорожная карта, встроенная прямо в CRM. Менеджеру достаточно уметь общаться с клиентом и разбираться в специфике оборудования. Все остальное берет на себя система: напоминает, что заполнить, у кого согласовать, какие документы прикрепить и когда можно двигаться дальше. Руководство получило единое информационное поле и уверенность, что ни одна сделка не сорвется из-за упущенного этапа или неподписанного документа.
