Обходной лист для распределенной команды в Битрикс24

Когда сотрудники работают из разных точек мира, сложно держать процесс их увольнения под контролем. Некоторые задачи остаются незавершенными, доступы — не передаются, согласования с руководителями теряются в мессенджерах.

Мы помогли крупной компании с международной удаленной командой решить эту проблему: внедрили в Битрикс24 прозрачный, отказоустойчивый процесс подписания обходного листа. Его легко запустить в один клик, удобно контролировать, и он не останавливается, даже если кто-то из согласующих в отпуске. В этом кейсе рассказываем, как работает наша автоматизация.

Клиент — крупная производственная компания с распределенной командой: сотрудники работают в разных регионах России и за рубежом. Компания активно использует коробочную версию Битрикс24 и регулярно обращается к нам с задачами по автоматизации бизнес-процессов. Ранее мы уже реализовали для них решение по обработке внутренних заявок в отдел логистики: запросы из любых подразделений теперь автоматически попадают в воронку сделок логистов, минуя ручную маршрутизацию.

На этот раз клиент захотел упорядочить финальный этап работы с сотрудником — подписание обходного листа при увольнении. В условиях распределенной команды классический сценарий, при котором сотрудник физически обходит несколько подразделений для получения подписей, реализовать невозможно. Согласования велись стихийно: через мессенджеры и электронную почту. Такой подход быстро выявил свои слабые стороны: сотрудники уходили, не дожидаясь завершения всех этапов, а HR-отдел терял контроль над статусами текущих задач уволившегося специалиста.

Необходимо было перевести обходной лист в цифровой формат внутри Битрикс24 так, чтобы:

• любой уходящий сотрудник мог запустить процесс в один клик: с любого устройства, где установлен Битрикс24;
• все этапы согласования фиксировались в единой карточке и были доступны в мобильном приложении;
• сохранялась полная история взаимодействий и подписаний;
• процесс не «зависал», если один из согласующих временно отсутствовал.

Активация обходного листа должна была служить сигналом для руководителей подразделений: в указанный срок с сотрудником необходимо завершить все рабочие проекты.

Чтобы закрыть задачи клиента, мы реализовали в коробочной версии Битрикс24 смарт-процесс «Подписание обходного листа»: это автоматизированный маршрут согласования, полностью встроенный в рабочие инструменты команды.

Уходящий сотрудник заходит в смарт-процесс и заполняет всего одно поле — дату увольнения. Он нажимает «Сохранить», и карточка переходит на первый этап согласования, дальнейшее движение по воронке происходит автоматически.

Процесс согласования обходного листа проходит по стандартному маршруту:
Руководитель → HR блок→ Финансовый отдел → IT → Административный отдел

Каждому ответственному приходит уведомление в ленту активности, в раздел «Автоматизация» на боковой панели и на корпоративную почту. Он может перейти к заданию из любого раздела Битрикс24 .

Согласующий может:

• нажать «Согласовано», и процесс перейдет к следующему этапу;
• нажать «Не согласовано» и указать причину (например, «Не сдан квартальный отчет»), тогда карточка вернется инициатору.

Во втором случае сотрудник сразу получит уведомление, кто не согласовал, почему, и что от него требуется. Он может оставить комментарий (например, «Отчет сдам в течение часа») и повторно отправить обходной лист на согласование.

Для каждого этапа назначен резервный согласующий — это офис-менеджер.

К нему автоматически переходит задание, если основной ответственный отмечен в системе как отсутствующий (в отпуске или на больничном). При этом даже если офис-менеджер сам в отпуске, согласно внутренним правилам компании, он обязан обработать запрос. Это гарантирует, что процесс не остановится.

На каждом этапе согласования работает таймер на 2 часа. Если ответственный не обработал запрос в течение этого времени, система автоматически:

• направляет инициатору процесса уведомление о задержке;
• повторно направляет задание тому же согласующему (без необходимости ручного перезапуска).

Это решение появилось после тестирования: изначально инициатор должен был вручную перезапускать согласование, но клиент отметил, что это создает лишнюю нагрузку. Мы доработали логику: теперь повтор происходит автоматически на всех этапах, а инициатор просто получает уведомление.

После прохождения всех этапов карточка переходит в финальную стадию — «Обходной лист подписан».

Архитектура смарт-процесса позволяет легко расширить его функционал в будущем по запросу клиента. Например:

• Настроить автоматический контроль сроков: если обходной лист не движется более 2 часов, система может уведомить офис-менеджера, чтобы тот оперативно взял инициативу на себя и согласовал документ.
• Внедрить логику автоматического завершения: если текущая дата позже указанной в карточке даты увольнения, обходной лист может отправляться в финальную стадию автоматически. Ведь сотрудник физически уже не участвует в рабочих процессах, и дальнейшие согласования и вопросы к нему теряют смысл.

Обе доработки технически реализуемы в рамках той же архитектуры. Для их подключения потребуется лишь настроить дополнительные элементы автоматизации. Это не повлечет изменений в текущем маршруте согласования, но расширит возможности процесса.

После запуска смарт-процесса «Обходной лист» компания получила:

• Полный контроль над финальной стадией работы с сотрудником. Ни один уходящий специалист больше не «исчезает» из поля зрения HR и руководителей.
• Сокращение времени на согласование. Все происходит в одном месте, без пересылок по почте и уточнений в мессенджерах.
• Прозрачность для всех участников. Каждый видит, на каком этапе находится обходной лист, кто и почему его не согласовал, и что нужно сделать для завершения.
• Мобильность и доступность. Процесс запускается и проходится с любого устройства, что важно для распределенной команды.
• Отказоустойчивость. Даже при отсутствии кого-либо из цепочки согласующих процесс продолжается без задержек.

Теперь обходной лист стал рабочим инструментом координации, который помогает вовремя закрыть проекты, передать доступы и избежать простоев, связанных с уходом сотрудника.