Система управления прибылью для event-агентства: внедрили Битрикс24 за месяц

Представьте: вы одновременно организуете несколько крупных мероприятий, в которых задействованы десятки подрядчиков. Все должно пройти безупречно: на кону репутация компании. Но чтобы просто понять, все ли счета поставщиков оплачены, и когда ждать деньги от клиентов, приходится листать Excel, проверять документы в 1С, дергать бухгалтера, перебирать чаты и письма. Очень хочется, чтобы кто-то собрал все в одном месте: показал статусы оплат, напомнил о предстоящих платежах и дал четкую картину по каждому проекту.

Для нашего клиента — компании по организации мероприятий — мы передали эту функцию Битрикс24. За месяц внедрили CRM с нуля и построили систему управления проектами: от создания сделки до формирования отчета по прибыли. Теперь вся информация по каждому мероприятию собрана в одной карточке. Менеджеры видят контекст, руководство — рентабельность, а бизнес получил прочную основу для роста.

Клиент занимается организацией корпоративных мероприятий «под ключ» для крупных российских и международных компаний: оказывает услуги по планированию поездок (включая бронирование билетов, гостиниц и трансферов), тимбилдингов, конференций и пр.

За годы работы у компании сформировалась устойчивая база постоянных заказчиков, которая включает юридические и физические лица. Основной фокус работы — не на привлечении новых клиентов, а на качественном и бесшовном сопровождении существующих.

До момента внедрения CRM менеджеры фиксировали всю работу с клиентом в Excel: сделки, этапы, суммы, оплаты. Бухгалтерия работала отдельно, в 1С. Коммерческие и финансовые данные не пересекались: информация вводилась вручную, дублировалась, обновлялась с задержкой, а несоответствия между реальными расходами и планом по сделкам возникали регулярно. Из-за этого терялась прозрачность, усложнялся контроль и принятие решений.

Чтобы передать клиента коллеге или привлечь помощника, приходилось писать в мессенджерах или по почте. Из-за этого контекст сделки периодически терялся или искажался: договоренности по срокам, оплатам, согласованиям с отелями или транспортом. Это было особенно критично на сложных многоэтапных сделках, где задействовано множество подрядчиков и требуется несколько внутренних согласований.

Не было прозрачности по финансовой стороне проектов: сложно было понять, кто и сколько должен, когда ждать оплаты от клиента, а когда пора платить подрядчику. Из-за этого было тяжело контролировать денежные потоки и принимать управленческие решения.

Компании требовалась единая система, которая сможет:

• Объединить весь контекст по сделке в одном пространстве: здесь будут собраны все договоренности, этапы, документы, переписка и финансовые данные. Это должно убрать «размазывание» данных между Excel и мессенджерами и обеспечить прозрачность при передаче задач внутри команды. Любой сотрудник сможет быстро войти в контекст сделки без потерь информации.
• Вести точный учет доходов и расходов по каждой сделке, контролировать статусы входящих и исходящих оплат, чтобы команда и руководство видели финансовую нагрузку по каждому проекту в реальном времени.
• Формировать прозрачную картину финансовых результатов как по отдельным проектам, так и по компании в целом за выбранный период, чтобы руководство могло эффективно планировать бюджет и оценивать рентабельность деятельности.

Одним из ключевых требований клиента было минимизировать дополнительную нагрузку на сотрудников. Поскольку интеграции с 1С и платежными системами в ближайшее время не планировались, ввод данных по счетам и оплатам оставался ручным. Нашей задачей стало — организовать этот процесс так, чтобы он был максимально простым, понятным и устойчивым к ошибкам.

Проект стартовал с базового понимания задач, но по мере погружения в работу клиент уточнял детали и менял вводные. Многие процессы формировались уже в ходе настройки. Мы активно участвовали в этом, выступая не только как исполнители, но и как инициаторы решений. Предлагали свои подходы к структурированию данных и учету платежей. Благодаря такому подходу система получилась не просто технически точной, но и максимально удобной для работы команды.

Мы начали со стандартного цикла внедрения: изучили текущие процессы, настроили сущности CRM и воронку продаж, прописали роли пользователей и распределили зоны ответственности.

Так как клиент работает в основном с постоянными заказчиками, первым делом загрузили в CRM базу существующих клиентов — это стало отправной точкой для работы команды в Битрикс24.

Как только основа CRM была настроена, мы перешли к оптимизации самого процесса работы с сделками. Ключевая задача — обеспечить единый учет расходов и доходов по каждому проекту и ускорить подготовку коммерческих предложений.

Для точного расчета стоимости сделки мы использовали вкладку «Товары» в Битрикс24. На основе данных от клиента создали справочник услуг компании, например: трансфер, проживание, ведущий, авиабилеты и т.п. Он стал основой для формирования коммерческих предложений и финансового учета.

Затем мы реализовали привязку набора услуг к типу сделки. Теперь при выборе продукта — например, «Бизнес-тур», «Тимбилдинг» или «Организация семинара» — система автоматически подставляет рекомендованный перечень типовых услуг. Когда менеджер создает новую сделку, он сразу видит, какие услуги она включает. Он может скорректировать список — убрать ненужные позиции или добавить новые — и внести актуальные цены на каждую услугу.

Центральным элементом системы стала карточка сделки, реализованная на базе смарт-процессов. При движении сделки по воронке автоматически (с помощью роботов) создаются три смарт-процесса:

• «Статус услуги» — отражает все этапы взаимоотношения с подрядчиком (от заказа услуги до сбора документов по ней)
• «Статус наших платежей» — для учета расходов на оплаты поставщикам (например, оплата отеля, транспорта);
• «Статус оплаты нам» — для контроля поступлений от заказчиков.

Это позволило собрать всю финансовую информацию в одном месте и исключить потерю данных между Excel и мессенджерами.

Счета на оплату менеджеры формируют в 1С, но сами данные по платежам — суммы, даты, статусы — нужно вносить в соответствующие смарт-процессы Битрикс24 вручную. Если оплата прошла частично (например, клиент заплатил аванс в 30%), система зафиксирует остаток задолженности и создает отдельную карточку на остаток платежа. Все это отражается в смарт-процессе «Статус оплаты нам». То же касается и перечислений поставщикам: вносится факт выплаты, отслеживается остаток по счету, а смарт-процесс «Статус наших платежей» помогает не пропустить окончательный платеж.

Финальным этапом стала настройка компактного отчета по прибыли внутри Битрикс24. Теперь руководство теперь видит финансовую картину по каждому проекту и в целом по компании, может анализировать доходность и принимать решения на основе актуальных данных.

1. По заявке клиента менеджер создает карточку сделки, выбирает тип продукта (например, «Тимбилдинг» или «Бизнес-тур»), и система автоматически подставляет типовой набор услуг — трансфер, проживание, ведущий, питание и т.п.
2. Менеджер заполняет актуальные цены по каждой позиции — они всегда индивидуальны. При этом он может редактировать список: убрать ненужное (например, отказались от трансфера) или добавить новую услугу. Все это происходит прямо в вкладке «Товары» — без лишних таблиц и переключения между системами.
3. Когда формируются счета (в 1С), менеджер вносит данные в соответствующие смарт-процессы для учета поступлений и расходов. Система отслеживает все неполные расчеты: если клиент не закрыл счет полностью — остается долг к получению, если компания еще не оплатила поставщику — долг к оплате. Менеджер видит все обязательства и вовремя контролирует их сроки.
4. Параллельно сотрудник вносит в карточку всю сопроводительную информацию по сделке: комментарии от клиента, договоренности с поставщиками, задачи помощнику. Все коммуникации, поручения и договоренности сохраняются в единой ленте активности — с привязкой ко времени и участникам. Поэтому если потребуется привлечь помощника, его можно просто назначить соисполнителем. И он сразу сможет погрузиться во все детали сделки, не задавая лишних вопросов менеджеру.
5. Руководитель отдела может в любой момент открыть карточку сделки и увидеть ее экономическую картину. Во вкладке «Общие» отображаются данные из всех трех смарт-процессов, а в отдельном блоке «Автозаполнение» рассчитывается прибыль. 

Информация в карточке сделки обновляется по мере ввода данных в соответствующие смарт-процессы. Для более широкого взгляда — по всем проектам, клиентам или периодам — можно использовать отчет по прибыли. 

• После внедрения Битрикс24 вся работа с проектами перешла в единую систему. Менеджеры больше не теряют контекст при передаче сделок и не ищут данные в таблицах, ежедневниках, письмах и мессенджерах. Вся информация, от перечня услуг до статуса оплат, теперь сосредоточена в карточке сделки.
• Руководство получило полную прозрачность по финансам: стало видно, сколько заработано, сколько потрачено и какова реальная прибыль по каждому проекту. Данные во вкладке «Общая» и отчет по прибыли позволяют оперативно оценивать эффективность, планировать загрузку команды и принимать управленческие решения на основе данных.

Однако часть процессов пока не автоматизирована: счета формируются в 1С, а данные по оплатам вносятся в Битрикс24 вручную. Это требует внимания со стороны менеджеров и не исключает риск ошибок или задержек с добавлением информации.

Возможности для дальнейшего роста

Сейчас команда активно использует настроенную CRM для управления сделками и контроля рентабельности проектов. Следующие задачи — вывести процессы на новый уровень автоматизации:

• Интеграция с банком — чтобы платежи автоматически попадали в карточку сделки, без ручного ввода. Это сократит время на учет оплат и исключит ошибки при сопоставлении поступлений.
• Настройка обмена данными с 1С — для синхронизации счетов, актов и финансовых операций. Это устранит дублирование информации и обеспечит единый контур данных между коммерцией и бухгалтерией.

Эти интеграции станут логичным продолжением внедрения: они снимут остаточную рутину, сократят нагрузку на менеджеров и позволят команде полностью сосредоточиться на работе с клиентами и проработке сложных проектов.

Уже сейчас в Битрикс24 сформирована прочная основа для управления проектами: все процессы структурированы, логика учета отлажена, и любые будущие улучшения — в том числе интеграции — можно внедрять легко и без разрушения текущей работы.