Автоматизация работы с внешними партнерами в Битрикс24

Многие руководители думают: раз у нас выстроен процесс продаж, то бизнес под контролем. Но за кадром может скрываться внутренний хаос: команда тратит недели на согласование договоров, теряя версии в чатах, оплачивает счета с ошибками или задержками, а сотрудники бесконечно спрашивают друг друга: «А вы посмотрели мой договор?» и «Когда счет оплатите?».

Без системы проблемы только нарастают. Если вы понимаете: рост невозможен, пока внутренние процессы не станут надежными, прозрачными и предсказуемыми — этот кейс для вас.

Наш клиент — российский производитель уходовой косметики, торгующий на маркетплейсах, где учет продаж уже частично автоматизирован. При этом внутренние процессы — производство, закупки и продвижение — стали слабым звеном. Маркетологи, снабженцы и бухгалтеры вели учет в разрозненных инструментах: Excel, таск-менеджерах, мессенджерах и 1С — без единой системы.

«Ручное управление» периодически приводило к сбоям:

• Ошибки в документах: неверные суммы, сроки, отсутствие согласования с руководством.
• Задержки оплат: напоминания не приходили, ответственные забывали, уведомления терялись в чатах.
• Потеря времени: менеджеры тратили часы на поиск документов, дублирование запросов и ручное согласование.

Все это мешало бизнесу масштабироваться. Рост числа поставщиков и подрядчиков превращал ручные процессы в узкое место, которое тормозило развитие компании.

Снять системные боли: минимизировать ошибки, регламентировать взаимодействие с поставщиками и подрядчиками, убрать ручную работу, систематизировать и упростить коммуникацию между сотрудниками разных отделов.

Задачи проекта

• Провести базовое внедрение Битрикс24: создание портала, настройка оргструктуры, ролей и прав доступа.
• Автоматизировать согласование договоров: от инициации до подписания.
• Создать полную воронку по оплатам поставщикам и подрядчикам: от заявки до платежки.
• Интегрировать CRM с Telegram для мгновенных уведомлений ответственных лиц.

Начали со стандартных работ по внедрению Битрикс24 с нуля: создали портал, настроили оргструктуру и разграничили права доступа. Сознательно «не трогали» блок CRM: клиенту пока хватает контроля продаж через встроенные инструменты маркетплейсов.

Выбрали смарт-процессы, потому что они:

• наглядны: можно увидеть, на какой стадии находится каждый документ и где он «застрял»;
• имеют удобный интерфейс для пользователей, даже на мобильном;
• позволяют интегрировать уведомления в Telegram, чтобы ответственные не пропускали задачи.

Провели встречу: разобрали текущие процессы, выявили проблемные моменты, предложили решения. Совместно с клиентом доработали оба бизнес-процесса. Оформили компактное ТЗ и согласовали его с руководителем.

Начали с процесса согласования оплат партнерам как самого критичного потока. По той же логике построили второй смарт-процесс — согласование договоров. Пилотную версию разработали на основе визуальной схемы, утвержденной с клиентом.

По результатам обратной связи от клиента собрали финальный вариант смарт-процесса, назначили роли реальным сотрудникам. Сделали видео-руководство и передали на тестирование отделам снабжения, маркетинга и бухгалтерии.

Как часто бывает, при тестировании на уровне исполнителей появляются идеи, как улучшить опыт: упростить, заменить или добавить элемент. Мы стараемся прислушиваться к ним и по возможности реализуем улучшения, даже если они выходят за рамки ТЗ.

В этом проекте клиент попросил усилить контроль сроков по задачам на оплату для бухгалтерии. Мы внедрили правила автоматического назначения дедлайнов:

• Если в заявке указан крайний срок — он становится приоритетным;
• Если он не указан, то система сама определяет дедлайн: заявки, поступившие утром, нужно выполнить до вечера того же дня, заявки после обеда — до вечера следующего дня. Это позволило бухгалтерии чётко планировать нагрузку — без перегрузок и срывов сроков.

Теперь бухгалтерия может лучше планировать загрузку сотрудников.

Мы настроили систему, которая реагирует на бездействие исполнителей.

Когда руководитель отдела не начинает согласование в срок, Битрикс24 не ждет бесконечно, пока он, наконец, вспомнит о задаче. Система действует по алгоритму:

• Каждые 4 часа проверяет: взял ли руководитель задачу в работу (непрерывно, только в рабочее время).
• Если в течение двух рабочих дней задание не начато, отправляет напоминание.
• Выжидает еще час: если ничего не изменилось, уведомляет операционного менеджера.

Его роль — последняя точка контроля: он может согласовать документ вместо руководителя, если тот не отвечает (например, заболел или находится в отпуске). Теперь ни одна заявка не «зависает» дольше двух рабочих дней: без ручного контроля, без переписки, без «А ты не забыл про мою задачу?».

С действующими партнерами договоры уже подписаны, значит, можно сразу переходить к заявке на оплату. Рассмотрим, как сотрудники теперь согласуют счета с помощью нашего решения. Процесс согласования новых договоров устроен аналогично — с теми же правилами контроля и сроков.

1. Инициация заявки

Сотрудник заходит в смарт-процесс «Согласование заявок на оплату» и нажимает «Создать». Он заполняет обязательные поля карточки — контрагент, сумма, статья затрат — и прикрепляет счет на оплату. После сохранения система автоматически запускает бизнес-процесс.

2. Автоматическое направление на согласование

Задача автоматически передается руководителю отдела, который инициировал заявку. Если ее создал сам руководитель, он может сразу согласовать, не выходя из карточки: ссылка на согласование появляется прямо перед ним.

Это улучшение — результат финальной доработки по просьбе клиента на этапе тестирования: руководители хотели максимально упростить процесс и не переключаться между вкладками.

Интеграция с Telegram дополнительно помогает: даже если руководитель не в Битрикс24, он получает уведомление в привычном мессенджере.

3. Контроль сроков и напоминания

На этом этапе включается система умных напоминаний. Каждые 4 рабочих часа система проверяет, ушла ли заявка в работу. Через 2 суток Битрикс24 еще раз напоминает руководителю о необходимости согласования. Если в течение 1 часа нет реакции, операционный менеджер получает уведомление о «висящей» задаче (в Битрикс24 и в мессенджере). Он имеет право согласовать любую заявку. Это гарантирует, что процесс не застопорится.

4. Проверка финансовым менеджером

Затем заявка переходит финансовому менеджеру. Он должен ее подтвердить или отклонить — с обязательным указанием причины. Битрикс24 строго следит за соблюдением сроков согласования: если по заявке нет действий в течение двух дней, операционный менеджер снова получит уведомление.

5. Задачи для бухгалтерии

Главный бухгалтер получает основную задачу: «Выполнить оплату».

Младшему бухгалтеру ставится подзадача: прикрепить платежное поручение с отметкой банка.

6. Завершение процесса

После оплаты и загрузки документа оба бухгалтера нажимают «Завершить».

Система автоматически закрывает процесс и меняет статус на «Оплачено».

По просьбе клиента мы сразу заложили в смарт-процесс две дополнительные стадии — «Заморозка» и «Запрос документов» — для будущего использования. Они будут запущены на следующем этапе настройки, по мере роста нагрузки и сложности системы.

• Время согласования заявки сократилось с 5-7 до 2–3 рабочих дней. Даже при отсутствии реакции согласующих, система не дает процессу «зависнуть».
• Исключены ошибки в платежах и договорах: больше нет неверных сумм, отсутствующих согласований или утерянных счетов.
• Ручной контроль ушел: больше не нужно беспокоить коллег: «Ты согласовал?», «Ты оплатил?» Система сама напоминает, перенаправляет и фиксирует.
• Процесс стал прозрачным: все этапы работы с заявкой фиксируются в карточке и в таймлайне смарт-процесса.

Заключение

Процесс согласования договоров и оплат стал прозрачным, стабильным и легко контролируемым, а система работы с партнерами — готовой к масштабированию без риска сбоев и ошибок.