Автоматизировали согласование счетов в Битрикс24 и сэкономили 300 часов в год

Сколько времени ваша команда тратит на согласование каждого платежа поставщику? В типичном бизнесе с десятками контрагентов процесс выглядит примерно так:

1. Менеджер по снабжению вручную сопоставляет счета от поставщиков с утвержденными сметами, периодически ошибается и переделывает.
2. Он вспоминает, кто из экспертов должен согласовать поставки этого типа продукции, и последовательно запрашивает подтверждение у разных сотрудников.
3. Снабженец несколько дней или недель «дергает» ответственных, чтобы ускорить согласование.
4. Руководитель не видит, где застрял счет, и вынужден расспрашивать подчиненных.
5. Бухгалтер по 10 раз за день отвлекается от своей работы, чтобы ответить снабженцам о статусе оплаты. 

Мы автоматизировали этот цикл в Битрикс24 для ландшафтно-архитектурного бюро: от загрузки сметы до уведомления из банка об оплате. Теперь согласование проходит на 80% быстрее. Теперь руководитель сам видит статус каждого счёта, а коммуникация между отделами стала более продуктивной. 

Эта автоматизация решает проблему закупок для компаний, где:

• Каждая закупка привязана к конкретному проекту (строительство, производство, услуги);
• В цепочке согласования участвуют 3+ человека, состав участников меняется;
• Критически важны сроки и контроль расходов.

Компания общалась с клиентами и поставщиками через мессенджеры, а все данные хранила в Excel. Единой системы для управления проектами и закупками не было. Руководителю приходилось удерживать в голове масштабные проекты, которые длились по несколько лет.

Сроки задач и договорённости терялись в чатах, в финансовых документах мог разобраться только бухгалтер, а контролировать этапы было сложно. В горячий сезон менеджеры не успевали подготовить счета вовремя, сделки «зависали», клиенты нервничали. Руководство понимало: пока процессы не автоматизированы, затраты времени, риски ошибок и потерь данных будут только расти.

Для этого клиента мы провели внедрение Битрикс24 с нуля. Одной из главных задач стала автоматизация процесса закупок товаров и материалов.

Компания работает сразу с несколькими объектами. Для каждого из них специалист формирует несколько смет по разным категориям товаров. После утверждения у клиента отдел снабжения отправляет запросы поставщикам. Полученные счета на оплату проходят многоступенчатую проверку и согласование у экспертов из разных отделов.

Как проходило согласование:

1. Многоступенчатая процедура
Счет последовательно согласовывали менеджер проекта, архитектор, юрист и другие ответственные. Причём состав согласующих отличался в зависимости от типа товара — щебень и облицовочный камень могут проверять разные специалисты. Финальное утверждение — за руководителем компании.

2. Ручная рассылка
Снабженец сам отправлял счета каждому согласующему — через мессенджеры или почту. В пиковые периоды архитектор получал десятки таких сообщений ежедневно. Это создавало риск пропустить срочный счет в потоке информации.

3. Постоянные напоминания
Чтобы ускорить согласование, снабженцу приходилось снова и снова напоминать коллегам о «зависших» у них счетах — и отвлекать их от работы.

4. Возвраты на доработку
Любой участник может вернуть счет исполнителю на исправление. Например, архитектор мог заметить неверный вид материала или ошибку в единицах измерения. Этот принцип следовало сохранить.

5. Контроль оплаты
Как только счет проходил все этапы, бухгалтер готовил платёжку. Но статус оплаты знал только он — поэтому снабженцы регулярно спрашивали: «Вы уже оплатили?»

• Задержки согласований из-за человеческого фактора: пропущенные сообщения, забытые задачи, ошибки при передаче информации.
• Потери времени на постоянные напоминания и уточнения.
• Отсутствие прозрачности: руководитель не мог узнать, где застрял счет, без опроса сотрудников.
• Постоянные запросы к бухгалтерии о статусе оплаты, которые тратят время команды.

На старте проекта провели детальный аудит текущего процесса и выявили ключевые моменты:

• Разночтения в номенклатуре, например: в смете указано ー «Газон рулонный», а в счете ー «Травяное покрытие».
• Сложные цепочки согласований: для разных категорий товаров нужны разные эксперты.
• Последовательный, а не параллельный процесс утверждения.
• Критическая важность мгновенных уведомлений сотрудников на смартфон.
• Необходимость предусмотреть вариант срочного согласования счета руководителем, минуя стандартные этапы.

Интегрировали приложение для загрузки в Битрикс24 смет из XLS-файлов. Обратили внимание клиента: для корректного импорта сметы должны быть созданы по одному шаблону.

Теперь менеджер может использовать информацию из сметы для согласования счета — без дублирования или ручного переноса данных.

Когда снабженец получает счет от поставщика, он должен завести его в Битрикс24:

• xls-файлы можно импортировать автоматически;
• PDF или изображения придется вводить вручную.

Важно, чтобы названия и единицы измерения товаров в счете совпадали с теми, что указаны в смете. Нужно было решить проблему разночтений в номенклатуре, на которую мы обратили внимание раньше: когда «газон» в одном документе называется «травяным покрытием» в другом.

Чтобы избежать ошибок, снабженец должен внести в карточку счета точные названия из номенклатурного справочника. В нем хранятся наименования товаров и материалов из всех смет. Если сотрудник введет в строку поиска просто «газон», то он увидит результаты по всему справочнику: нельзя применить фильтр по номеру сметы. Искать нужное название вручную долго и неудобно, можно легко ошибиться.

Перед нами стояла задача ー придумать, как искать названия именно в той смете, к которой относится счет. Мы предложили клиенту два варианта автоматизации.

• Разработать приложение, встроенное в карточку счета. Оно должно ограничить поиск номером сметы, прикрепленной к счету. Менеджер увидит только те наименования, которые относятся к нужному объекту.
• Сделать менее сложную автоматизацию, которая добавляет префикс к названию сметы. В нем содержится название объекта и ID сметы в системе. Например: «Озерный край (58). Олива европейская».

Клиент выбрал второй вариант, так как он проще и быстрее в реализации. Теперь менеджер может ввести номер сметы в строку поиска и выбрать нужные позиции именно из этого документа. Так мы сократили время поиска и снизили вероятность ошибок. 

Для решения этой задачи лучше всего подошел бизнес-процесс со статусами каждого этапа. Он позволяет проходить цикл с возможностью отказа или возврата на более ранние этапы.

Настроили мобильные уведомления. Каждый участник сразу получает оповещение о новом счёте и может дать ответ прямо в приложении Битрикс24 — без перехода к компьютеру.

Добавили в карточку подсказки для согласующих. Например, юрист видит напоминание проверить наличие договора с контрагентом. Если договора нет — счет можно сразу отклонить.

Все комментарии сотрудников по ходу согласования отражаются в таймлайне сделки. Это позволяет сразу увидеть статус согласования и, если нужно, быстро внести правки.

Поэтапное согласование
Стандартный путь: счёт последовательно проходит всех согласующих. Руководитель завершает процесс. Если он отправляет документ на доработку, после исправлений не нужно запускать согласование с начала — документ возвращается сразу начальнику.

Согласование напрямую
Бывает, что сроки «горят», а ответственный специалист не успевает изучить документ. Тогда руководитель может сразу утвердить счет, минуя всех предыдущих лиц в цепочке. 

Когда счет согласован, бухгалтер формирует платёжное поручение, а директор подписывает его через систему электронного документооборота (ЭДО).

Обычно интеграция CRM с банком создается для приема платежей от клиентов. А мы реализовали обратную схему: отслеживаем расходные операции — оплаты поставщикам.

Все счета от контрагентов собираются в «Реестре входящих счетов». Мы настроили автоматическое движение каждого счёта по этапам: от получения до оплаты. Менеджер может отфильтровать список по своим счетам, проверить актуальный статус и экспортировать данные в Excel для детального анализа.

Оплата по счету сразу отражается в Битрикс24:

• обновляется статус в карточке сделки;
• счёт перемещается на финальную стадию в Реестре;
• приходит уведомление менеджеру — в мобильной и десктопной версиях CRM.

Теперь сотрудникам не нужно отвлекать у бухгалтера вопросами: «Вы мой счёт оплатили?». Вся информация доступна в системе в режиме реального времени.

Ускорили и упорядочили процесс закупок за благодаря стандартизации процессов и внедрению интеграции с банком.

• Сократили среднее время согласования счета в 3–5 раз за счет автоматических уведомлений. Избавили сотрудников от постоянных вопросов и напоминаний.
• Устранили ошибки при сопоставлении позиций благодаря единому справочнику и улучшенной системе поиска.
• Повысили прозрачность — теперь руководитель видит статус каждого счета в реальном времени, без дополнительных запросов.
• Уменьшили нагрузку на бухгалтерию за счет автоматической синхронизации с банком и мгновенного отражения оплат.
• Снизили риски просрочек — возможность прямого утверждения счетов руководителем ускоряет процесс в «горящих» ситуациях.

В итоге клиент получил управляемый, предсказуемый процесс закупок с минимальными ручными операциями.