В сложных сделках особенно важны внимательность, чёткая организация и высокая скорость совместной работы команды. Когда итоговая стоимость продукта собирается из множества частей, в которых задействованы разные специалисты, легко потерять детали и допустить ошибку. Здесь на помощь приходит автоматизация. Система позволяет не только структурировать данные, но и исключить дублирование, минимизировать риск ошибок, а главное — увидеть полную картину по сделке в режиме реального времени. Мы создали «Автоматизированное рабочее место логиста» для международного грузоперевозчика. Это гибкое решение, где внутри одной сделки объединены несколько независимых элементов: доставка, таможенное оформление, допуслуги. Каждый из них рассчитывается и отслеживается отдельно, а вся финансовая модель формируется автоматически. Это повышает прозрачность, ускоряет принятие решений и снижает нагрузку на команду. Такой подход одинаково эффективен для логистики, производства, туризма, комплексных продаж и любых других случаев, где сделка складывается из множества самостоятельных частей.
В сложных сделках особенно важны внимательность, чёткая организация и высокая скорость совместной работы команды. Когда итоговая стоимость продукта собирается из множества частей, в которых задействованы разные специалисты, легко потерять детали и допустить ошибку.
Здесь на помощь приходит автоматизация. Система позволяет не только структурировать данные, но и исключить дублирование, минимизировать риск ошибок, а главное — увидеть полную картину по сделке в режиме реального времени.
Мы создали «Автоматизированное рабочее место логиста» для международного грузоперевозчика. Это гибкое решение, где внутри одной сделки объединены несколько независимых элементов: доставка, таможенное оформление, допуслуги. Каждый из них рассчитывается и отслеживается отдельно, а вся финансовая модель формируется автоматически. Это повышает прозрачность, ускоряет принятие решений и снижает нагрузку на команду.
Такой подход одинаково эффективен для логистики, производства, туризма, комплексных продаж и любых других случаев, где сделка складывается из множества самостоятельных частей.
Клиент — логистическая компания, которая специализируется на международных мультимодальных перевозках. При составлении маршрутов она комбинирует различные виды транспорта, чтобы доставлять грузы «от двери до двери» из Китая и других стран в РФ.
До начала сотрудничества у клиента не было единой системы управления взаимодействием с клиентами и сделками. Мы провели внедрение Битрикс24 с нуля, и одним из важнейших этапов стало создание «Автоматизированного рабочего места логиста». Это решение позволило объединить сделки и смарт-процессы, автоматизировать сложные расчетные операции и упростить контроль денежных потоков.
Все процессы, связанные с расчетом стоимости перевозок и формированием коммерческих предложений, велись в Google-таблицах. Ручное ведение сделок приводило к частым ошибкам, задержкам в ответах клиентам и неэффективному планированию доходов и расходов.
Проблемы в расчетах по сделкам в международной логистике
Эти факторы снижали скорость обработки заявок, увеличивали вероятность финансовых потерь и усложняли управление бизнесом. Поэтому автоматизация стала необходимым шагом для дальнейшего развития компании.
Для решения задачи мы выбрали инструмент смарт-процессов, который позволил:
В результате мы создали «Автоматизированное рабочее место логиста»: систему, которая точно учитывает каждый рубль, минимизирует риск ошибок и формирует единую финансовую сводку по каждой сделке в режиме реального времени. Теперь логист видит рентабельность сделки ещё на этапе расчётов, а руководство может принимать управленческие решения на основе актуальных и точных данных, собранных в одном месте.
Мы изучили текущие бизнес-процессы компании и собрали полный список требований к автоматизации. Учитывая специфику мультимодальных международных перевозок — от таможенного оформления до валютных расчётов — задача оказалась значительно сложнее типовой.
На основе данных от клиента наши бизнес-аналитики построили подробную схему расчётов, которую согласовали с логистами и финансистами заказчика. Это стало основой для дальнейшей настройки смарт-процессов.
2.1. «Контейнеры» — ядро автоматизации
Это был самый объемный и технически сложный этап. Сначала мы рассматривали два варианта реализации: через роботов или через бизнес-процессы. У каждого есть свои плюсы, например, роботы позволяют добавить отдельный этап с возможностью ручного ввода данных. Но клиенту было важно получить именно автоматический подсчет итоговых результатов.
Поэтому мы выбрали бизнес-процессы, чтобы привязать вычисления к полям напрямую. Так любое изменение данных — будь то маршрут, вес груза или курс валюты — мгновенно отражается на финансовых показателях сделки.
Карточка сделки была спроектирована с учетом сложной логистической специфики клиента. Она включает более 140 полей, объединенных в логические блоки. В таблице показываем, как выглядит структура карточки, с кратким описанием содержания каждого блока.
Финансовый блок вкладки «Контейнеры» объединяет все расчёты и позволяет с одного взгляда понять, сколько стоит сделка и какую прибыль она принесет.
2.2. Справочники: «Пункты маршрута» и «Товары и цены»
Для удобства заполнения данных мы создали два справочника:
Эти смарт-процессы не содержат расчетов, но позволяют стандартизировать ввод информации и упрощают работу с большими объемами данных. Клиент самостоятельно заполняет и регулярно дополняет справочники новыми данными: например, добавляет маршруты или обновляет цены поставщиков.
Мы интегрировали оба справочника в смарт-процесс «Контейнеры». Теперь специалист выбирает нужные значения из выпадающих списков, а система автоматически подставляет актуальные параметры и рассчитывает стоимость перевозки. Это исключает ошибки при ручном вводе и экономит время на подготовку коммерческого предложения.
Этот раздел используется для расчета итоговой цены перевозки. На ее основе менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и выставляет счет клиенту.
Здесь логист указывает все услуги с учетом наценки бизнеса: от мультимодальных перевозок (авто, ЖД, море, воздух) до сопутствующих операций (таможенного оформления, хранения, погрузки и пр). Кроме того, каждая услуга привязана к внутренней сделке с поставщиком. Это позволяет отслеживать статус согласования и фиксировать изменения условий сотрудничества.
Благодаря интеграции со смарт-процессами данные из вкладки «Товары» участвуют в общей финансовой сводке сделки и обновляются в режиме реального времени при любых изменениях.
Здесь собраны ключевые параметры сделки, которые нужны логистам и менеджменту для оперативной работы:
В сделку можно загружать все связанные документы: счета от перевозчиков, акты, накладные, соглашения. Они сохранится в одном месте и всегда будут доступны команде.
Мы настроили воронку, которая отражает текущий статус контейнера на каждом этапе перевозки. Теперь менеджер может через фильтр быстро найти нужный контейнер и сообщить клиенту актуальную информацию о местоположении груза. Это сокращает время на поиск данных и повышает прозрачность для заказчика.
Статус контейнера визуализирован и в самой вкладке смарт-процесса в виде зеленой линии в поле «Стадия». Так можно удобно отслеживать движение грузов по разным маршрутам в рамках одной сделки, не выходя из основной вкладки.
Мы предусмотрели гибкую систему прав, которая поможет настраивать доступ сотрудников не только ко всей сделке целиком, но и к отдельным её частям — например, к определённому виду перевозки или этапу доставки. Это удобно для крупных компаний, где каждый специалист отвечает за свою область: один работает с автомобильными перевозками, другой — с морскими, третий — с таможенным оформлением и т.п.
Однако на текущем этапе клиент выбрал открытый режим: все сотрудники имеют доступ ко всем разделам и могут вносить любые изменения. Это удобно при работе в небольшой команде, где все участвуют в процессах от начала и до конца.
Построенная нами система готова к масштабированию. В любой момент можно легко перейти к более строгим настройкам прав, когда каждый сотрудник работает только со своей частью сделки.
Если права доступа определяют, кто может работать с тем или иным этапом сделки, то разграничение видимости полей отвечает за то, какую информацию увидит сотрудник в карточке. Например:
Такой подход позволяет:
Как это реализовано у клиента
В Битрикс24 логисты и менеджеры работают в режиме «Мой вид карточки»: здесь они видят только те поля, которые нужны для их задач. Для просмотра всех данных предназначен «Общий вид карточки», им обычно пользуется руководство. Для сотрудников финансового отдела и бухгалтерии предусмотрен отдельный режим «Выбрать НДС и валюту».
Такой подход помогает избежать информационной перегрузки и снижает риск случайных изменений. Вместе механизмы прав доступа и разграничения видимости полей в CRM формируют гибкую и безопасную систему. Она одинаково эффективно работает как в небольшой команде, так и в крупной компании с четким разделением ролей.
Чтобы сотрудники могли уверенно пользоваться новым функционалом в CRM, мы организовали поддержку на этапе внедрения:
Это помогло команде быстро освоиться в интерфейсе и начать использовать автоматизацию эффективно.
Рассказываем, как теперь выглядит работа в CRM: от получения заявки на перевозку до отправки груза.
1. Клиент прислал запрос
Менеджер по продажам создаёт сделку и вносит основные данные: направление, тип груза (например, отмечает, что поедет опасный груз), вес, виды транспорта и т.п.
2. Логист подключается к сделке
Он работает во вкладке «Контейнеры» , где указывает стоимость каждой услуги. Все расчёты система выполняет автоматически: рассчитывается стоимость по каждому контейнеру и виду транспорта, обновляются финансовые показатели и формируется единая картина по сделке.
3. Формируется стоимость перевозки через вкладку «Товары»
На этой вкладке логист собирает все услуги с учётом нашей наценки — от мультимодальных перевозок до таможенного оформления. Эта сумма становится основой для коммерческого предложения и счета клиенту.
4. Итоговая информация собирается во вкладке «Общие»
Туда попадает финальная сумма по сделке, а также ключевые параметры: сроки, статусы, виды транспорта.
5. Финансовый блок считает рентабельность
В смарт-процессе «Контейнеры» автоматически вычисляются доходы, расходы и маржа. Так руководство сразу видит прибыльность сделки.
6. Сделка переходит в стадию исполнения
После согласования условий логист переводит карточку по этапам взаимодействия с поставщиками и отслеживает движение контейнера. Эти обновления видны менеджеру по продажам и руководству в режиме реального времени.
После внедрения «Автоматизированного рабочего места логиста» компания получила инструмент, который кардинально упрощает работу с заявками и расчетами:
Заключение В итоге автоматизация помогла не только ускорить работу и снизить риск ошибок, но и заложила фундамент для масштабирования бизнеса: увеличению числа сделок, количества сотрудников и усложнению логистических цепочек.
Заключение
В итоге автоматизация помогла не только ускорить работу и снизить риск ошибок, но и заложила фундамент для масштабирования бизнеса: увеличению числа сделок, количества сотрудников и усложнению логистических цепочек.
