Когда в карточке сделки данные разбросаны по разным вкладкам, а итоговую сумму по проекту приходится вычислять вручную, это не автоматизация учета, а сплошная головная боль. Сотрудники вынуждены делать расчеты в Excel, а руководитель не может оперативно оценить потенциальный доход по сделкам. Такая проблема особенно актуальна для бизнесов со сложными сметами: строительных и инжиниринговых компаний, проектных бюро и т.п. Мы помогли клиенту ー поставщику комплексных светотехнических решений ー настроить корректный расчет сводных данных через смарт-процессы. Теперь руководство видит актуальные финансовые показатели без запросов к команде, а менеджеры не тратят часы на ручные расчеты в таблицах. Этот кейс будет полезен: собственникам бизнеса, которые хотят открыть CRM и сразу увидеть в ней точные суммы по сделкам; руководителям отделов продаж и финансовым директорам, которые устали от ошибок в отчётах своих подчиненных. Рассказываем, как мы автоматизировали расчет сводных показателей для компании, где каждая сделка включает десятки позиций: от люстр для бизнес-центров до аварийного освещения паркингов.
Когда в карточке сделки данные разбросаны по разным вкладкам, а итоговую сумму по проекту приходится вычислять вручную, это не автоматизация учета, а сплошная головная боль. Сотрудники вынуждены делать расчеты в Excel, а руководитель не может оперативно оценить потенциальный доход по сделкам. Такая проблема особенно актуальна для бизнесов со сложными сметами: строительных и инжиниринговых компаний, проектных бюро и т.п.
Мы помогли клиенту ー поставщику комплексных светотехнических решений ー настроить корректный расчет сводных данных через смарт-процессы. Теперь руководство видит актуальные финансовые показатели без запросов к команде, а менеджеры не тратят часы на ручные расчеты в таблицах.
Этот кейс будет полезен:
Рассказываем, как мы автоматизировали расчет сводных показателей для компании, где каждая сделка включает десятки позиций: от люстр для бизнес-центров до аварийного освещения паркингов.
Клиент — сервисный интегратор в сфере светотехники с ассортиментом свыше 8000 артикулов. Представляет продукцию более чем 20 заводов-производителей. Крупные столичные застройщики доверяют ему проектирование и поставку освещения своих объектов: от бизнес-центров до торговых комплексов и ЖК.
Каждый проект компании объемный и длительный: внутри одного адреса может быть несколько подпроектов — уличное, внутреннее, аварийное освещение и другие. В работе задействованы отделы продаж, снабжения, архитектуры и проектирования и пр.
Компания уже работала в облачном Битрикс24 на тарифе «Профессиональный». Но существующий функционал не полностью покрывал потребности бизнес-процессов.
Сотрудники жаловались, что иногда проще сделать таблицу в Excel, а руководство переживало, что платит за дорогую подписку, но получает низкий уровень вовлечённости и не может эффективно управлять проектами с помощью CRM.
Для системного решения этих задач клиент обратился к команде «ИВИТ». Первым шагом стала настройка смарт-процессов для автоматизации подсчёта сводных данных — ключевого элемента в оптимизации работы с проектами.
Руководителю важно видеть точную итоговую сумму по каждой сделке в режиме реального времени: без ручных расчётов и выгрузок в Excel. Это нужно для:
Система не могла автоматически вывести общую сумму по сделке — для этого требовались дополнительные решения. Причина была в сложной структуре данных.
Каждая сделка в CRM содержит несколько вкладок, соответствующих разным статьям сметы: внутреннее обустройство («внутрянка» в рабочей терминологии клиента), аварийное освещение, освещение паркинга и другие. При этом каждая вкладка может содержать несколько сметы на разные суммы.
Попытка предыдущего интегратора настроить сводные расчёты привела к сбоям: суммы дублировались, итоги выводились некорректно.
Мы изучили текущую автоматизацию и поняли: систему расчетов нужно переделывать полностью. Для решения задачи выбрали инструмент смарт-процессов, который позволяет:
С помощью смарт-процессов мы создали систему, которая автоматически суммирует все статьи сметы, исключая исключая дублирование и ошибки, и дает руководству единую цифру в реальном времени. Теперь финансовая аналитика доступна в один клик, а решения принимаются на актуальных данных.
Мгновенный доступ к ключевым цифрам Итоговые суммы отображаются в карточке без ручных вычислений Прозрачность для руководства Актуальные данные по всем сделкам доступны даже без открытия карточек Контроль денежных потоков Анализируя воронку продаж, руководитель видит общий объем планируемых проектов на квартал и может управлять финансами Устранение ошибок Исключены случаи «задвоения» сумм и некорректных расчетов Это решение стало отправной точкой для комплексной цифровизации компании. Мы уже успешно автоматизировали расчеты по сделкам, в ближайших планах ー масштабирование подхода на новые бизнес-процессы. Следующий этап: автоматизация поквартального расчета выручки по бригадам, что даст руководству еще больше контроля над проектами.
Это решение стало отправной точкой для комплексной цифровизации компании. Мы уже успешно автоматизировали расчеты по сделкам, в ближайших планах ー масштабирование подхода на новые бизнес-процессы. Следующий этап: автоматизация поквартального расчета выручки по бригадам, что даст руководству еще больше контроля над проектами.
