Когда несколько подрядчиков говорят «вашу задачу решить не получится», большинство компаний сдаются. А наш клиент пошел искать дальше. И нашел команду, которая вместо «Невозможно» сказала: «А мы пойдем другим путем!» Этот путь не был легким и быстрым. Первое решение провалилось через две недели тестирования. Но мы не опустили руки. Результат: автоматизированное рабочее место закупщика в Битрикс24, которое связало два отдела в сквозную систему. Там, где другие подрядчики поставили крест, мы построили мост, соединив процессы продаж и закупок в едином цифровом пространстве.
Когда несколько подрядчиков говорят «вашу задачу решить не получится», большинство компаний сдаются. А наш клиент пошел искать дальше. И нашел команду, которая вместо «Невозможно» сказала: «А мы пойдем другим путем!»
Этот путь не был легким и быстрым. Первое решение провалилось через две недели тестирования. Но мы не опустили руки. Результат: автоматизированное рабочее место закупщика в Битрикс24, которое связало два отдела в сквозную систему. Там, где другие подрядчики поставили крест, мы построили мост, соединив процессы продаж и закупок в едином цифровом пространстве.
Клиент — международная логистическая компания, которая специализируется на организации бизнеса с Китаем: от поиска поставщиков и проверки их репутации до организации производства и доставки грузов.
В компании уже был налажен процесс продаж в Битрикс24: менеджеры вели сделки, были настроены интеграции с сайтом, телефонией и мессенджерами. Однако отдел закупок работал вне CRM: информация о заказах и поставщиках передавалась вручную через почту, чаты и таблицы. Это усложняло коммуникацию, приводило к задержкам сроков, ошибкам и потере контекста.
С ростом объемов бизнеса появилась острая потребность в системе, которая связала бы Продажи и Закупки. Возникла насущная задача — обеспечить прозрачную передачу данных от менеджера по продажам к специалисту по закупкам, автоматизировать контроль сроков, уведомления и согласования, при этом учесть специфику международных закупок.
Ранее компания обращалась к нескольким ИТ-подрядчикам, но получала отказы. Ни один из интеграторов не смог предложить рабочее решение: задачу назвали технически невыполнимой в рамках Битрикс24. Тогда клиент обратился в «ИВИТ» по рекомендации партнерской компании, которая уже успешно сотрудничала с нами. Так начался проект по созданию автоматизированного рабочего места закупщика.
На первый взгляд задача автоматизации звучала понятно: когда клиент хочет закупить товар в Китае, менеджер по продажам создает сделку. Информация о товарах в этой сделке должна без искажений перейти к закупщику, который будет искать поставщика и обсуждать с ним условия сотрудничества. И здесь всплыл серьёзный вызов — системное ограничение Битрикс24.
Дело в том, что закупщик должен работать с теми же товарами, которые уже добавлены в сделку отдела продаж. При этом ему нужна своя сделка — со своим набором этапов, ответственными, документами и сроками. То есть один и тот же товар должен был существовать и управляться одновременно в двух воронках: в сделке продаж и в сделке закупок.
Казалось бы — простая синхронизация. Но тут вступает ограничение платформы: смарт-процесс (например, «Товар для закупки») нельзя привязать к двум разным сделкам одновременно. Как человек не может положить один и тот же документ сразу в две папки: только оставить в одной оригинал, а в другую поместить копию. Но копии — это уже не связанные данные, это разрыв контекста, риск дублей и ошибок. Эта проблема остановила предыдущих подрядчиков. Они увидели ограничение и объявили задачу нерешаемой. Но мы решили попробовать другие подходы и взялись за дело.
Клиент поставил цель — построить сквозной, полностью автоматизированный процесс, который бы связал отдел продаж и отдел закупок в единую систему, убрав ручные действия и минимизировав риск ошибок и задержек.
Основные задачи проекта
Команда клиента уже прошла через несколько неудачных попыток внедрения, когда подрядчики отказались от «нерешаемой» задачи. Но эта работа не пропала даром: к моменту старта проекта на руках у заказчика уже было четкое техническое задание, в котором были прописаны все сценарии работы менеджеров по продажам и по закупкам.
Вместе с ТЗ мы получили:
Эти материалы стали фундаментом для проектирования автоматизации. Теперь нам предстояло сделать то, с чем не справились другие интеграторы: превратить ТЗ клиента в рабочую систему.
На старте мы пошли по прямому пути: разработали кастомный модуль, который должен был обеспечить множественные связи внутри базы данных Битрикс24. В тестовой среде всё работало: товар из поиска отображался и в сделке продаж, и в сделке закупок. Казалось, задача решена.
Но уже через пару недель эксплуатации начались сбои. Связи между товарами и сделками обрывались, данные не синхронизировались. Причина сбоев оказалась в несовместимости кастомной логики с глубинной архитектурой платформы. Мы не учли масштаб встроенных механизмов синхронизации внутри Битрикс24. В общем, «в лоб» задачу решить не получилось.
Тогда мы сделали шаг назад и взглянули на проблему под другим углом. Пусть не получается привязать один товар к двум сделкам, зато можно создать для закупщика смарт-процесс вместо сделки. Визуально и по функционалу он выглядит как сделка: есть стадии, ответственный, задачи, уведомления. Но технически — это независимый объект, который можно гибко связывать с любой сущностью в Б24. Дальше мы будем называть его «сделкой закупщика» — так его видят пользователи и так он работает в интерфейсе.
Когда мы выстроили архитектуру, настало время запустить процесс. Вот как теперь выглядит путь заказа товара из Китая: от первого запроса клиента до получения груза и обратной связи.
1. Заявка поступила, создается сделка
Менеджер по продажам получает запрос от клиента и создает сделку в Битрикс24. Во вкладку «Общие» он вносит данные клиента, а в «Товары» добавляет список позиций, которые нужно найти в Китае. Здесь же указывает их количество и ориентировочную стоимость, если клиент задал ограничения по бюджету.
2. Передано в поиск, запуск процесса закупки
Как только поля карточки заполнены, менеджер по продажам вручную переводит сделку в стадию «Передано в поиск». В этот момент система автоматически создает смарт-процесс для отдела закупок, который мы договорились называть «сделкой» закупщика. В нем продублирована вкладка «Поиск», чтобы в ней могли работать оба менеджера: закупщик и продажник. Система автоматически ставит задачу на поиск товара.
3. Закупщик подбирает товары
Он проходит по всем товарам из вкладки «Поиск» и для каждой позиции указывает:
После того как закупщик внесет информацию по каждому товару, он указывает его статус:
4. Товары найдены — пора связаться с клиентом
Как только по всем товарам из вкладки проставлены статусы — независимо от результата — система считает этап поиска завершенным. В этот момент сделка автоматически переходит на стадию «Товар найден», а менеджер по продажам получает уведомление: «Поиск завершен. Пора согласовать список с клиентом».
Если найти какой-то товар не удалось, можно обсудить с клиентом замену, например: «Рюкзак с заданными характеристиками мы не нашли, но есть отличная сумка по аналогичной цене». Так процесс не зависает на неопределенное время, а переходит в фазу коммуникации.
Бывает, что клиент отказывается от каких-то позиций. Тогда менеджер по продажам фиксирует это прямо во вкладке «Товары». Эти изменения сразу видны закупщику.
5. Менеджер по продажам формирует коммерческое предложение
Он добавляет к сделке стоимость сопутствующих услуг: доставки, проверки, страхования, хранения и пр. Сейчас услуги привязываются ко всей сделке, но созданная нами архитектура позволяет в будущем настроить привязку к отдельным товарам: например, чтобы заказать проверку только самых дорогих позиций в заказе.
Затем менеджер нажимает кнопку «Документ» и выбирает тип КП — для нового или постоянного клиента. Система автоматически формирует красивое, структурированное предложение, подставляя актуальные данные. В документ попадают не длинные ссылки на товары, а короткие, удобные для клиента — это наша автоматизация внутри Б24.
6. Ждем обратную связь и согласуем КП
Менеджер посылает документ клиенту и вручную переводит сделку в стадию «КП отправлено». На этой стадии клиент тоже может решить изменить состав заказа. Тогда менеджер корректирует список во вкладке «Товары». Как только добавляется новый товар, сделка возвращается в стадию «Поиск». Закупщик сразу получит уведомление, что нужно найти новую позицию.
7. Выкуп и отправка заказа
Когда клиент согласует коммерческое предложение, менеджер по продажам меняет стадию своей сделки на «Передано на выкуп», а закупщик получает сигнал к действию. Он заказывает товары и передвигает свою сделку на стадию «Выкуплено». Система синхронизирует статус и в сделке продаж.
Как только товар поступает на склад в Китае, закупщик обновляет статус — и клиенту автоматически приходит SMS: «Ваш товар выкуплен и принят на склад». Затем груз отправляется в международную доставку. За 5 дней до предполагаемой даты прибытия в РФ менеджер по продажам созванивается с клиентом и уведомляет о скором приезде заказа.
8. Заказ получен — собираем обратную связь
После подтверждения получения заказа менеджер переводит сделку в статус «Груз получен», а затем — «Сделка завершена». В этот момент автоматически отправляется SMS с просьбой оставить отзыв о работе компании.
Запуск автоматизированного рабочего места закупщика убрал разрыв между отделами. Продажи и закупки теперь работают в единой системе — с общей логикой, прозрачностью и контролем на каждом этапе.
Заключение Этот кейс наглядно демонстрирует: если задача важна для бизнеса, она рано или поздно найдет свое решение. Настойчивость клиента и глубокое понимание платформы со стороны интегратора превратили то, что казалось невыполнимым, в удобную рабочую систему. А Битрикс24 в очередной раз доказал: его гибкость позволяет строить сложные процессы под реальные бизнес-вызовы, а не только действовать в рамках шаблонов.
Заключение
Этот кейс наглядно демонстрирует: если задача важна для бизнеса, она рано или поздно найдет свое решение. Настойчивость клиента и глубокое понимание платформы со стороны интегратора превратили то, что казалось невыполнимым, в удобную рабочую систему. А Битрикс24 в очередной раз доказал: его гибкость позволяет строить сложные процессы под реальные бизнес-вызовы, а не только действовать в рамках шаблонов.
