Автоматизация HR-процессов — не приоритет для бизнеса. Пока они не начинают тянуть его в хаос. Для компании с тысячами клиентов, складом с пунктом самовывоза и ежедневной срочной доставкой ручное согласование отпусков превратилось в череду рисков: ошибок в датах, конфликтов с графиком, нарушения ТК РФ. Старая автоматизация перестала работать, а прошлый подрядчик не смог ее починить. Мы поняли, что лучше пересоздать процесс с нуля и учесть в нем все текущие запросы бизнеса. Рассказываем, как мы настроили систему, которая сама рассчитывает дату выхода из отпуска, проверяет заявление на соответствие всем нормам закона и заносит даты отпуска каждого сотрудника в общий календарь компании. Теперь каждый отпуск проходит без ошибок и конфликтов, и даже при увольнении никто не спорит о количестве неотгулянных дней.
Автоматизация HR-процессов — не приоритет для бизнеса. Пока они не начинают тянуть его в хаос. Для компании с тысячами клиентов, складом с пунктом самовывоза и ежедневной срочной доставкой ручное согласование отпусков превратилось в череду рисков: ошибок в датах, конфликтов с графиком, нарушения ТК РФ.
Старая автоматизация перестала работать, а прошлый подрядчик не смог ее починить. Мы поняли, что лучше пересоздать процесс с нуля и учесть в нем все текущие запросы бизнеса. Рассказываем, как мы настроили систему, которая сама рассчитывает дату выхода из отпуска, проверяет заявление на соответствие всем нормам закона и заносит даты отпуска каждого сотрудника в общий календарь компании.
Теперь каждый отпуск проходит без ошибок и конфликтов, и даже при увольнении никто не спорит о количестве неотгулянных дней.
Наш клиент ー федеральный поставщик комплектующих для инженерных систем с более 5000 наименований товаров, 2000 постоянных клиентов и сроком доставки менее 24 часов. Такой уровень операционной нагрузки требует четкой, предсказуемой и масштабируемой работы всех подразделений, включая HR.
Компания уже использует облачную версию Битрикс24, в том числе для автоматизации кадрового делопроизводства. Однако после обновления системы один из ключевых процессов — согласование ежегодных отпусков — перестал работать корректно. Разработчик, создавший его, не смог восстановить функциональность и отказался от дальнейшей поддержки.
В результате команда была вынуждена перейти на ручной режим: сотрудники согласовывали даты отпуска с руководителями в личных сообщениях, заявления на отпуск отправляли HR-специалисту по электронной почте, а тот вручную проверял длительность каждого этапа и вносил данные в Excel и календарь. Такой подход увеличивал риск ошибок, пропуска сроков, конфликтов графиков и нарушений трудового законодательства — особенно в пиковые отпускные периоды.
Для компании такого масштаба ручное управление кадровыми процессами уже не просто неудобно — это операционный риск. Один неверно оформленный отпуск может привести к штрафам, срыву графика работы склада или доставки, а отсутствие контроля за остатками отпуска — к юридическим спорам. Автоматизация HR-процессов стала одним из условий устойчивого развития бизнеса.
При анализе старого процесса выяснилось, что он был чрезмерно усложнен, содержал множество непрозрачных условий и зависимостей между элементами. По оценке аналитика, поиск и исправление ошибки заняли бы больше времени, чем разработка нового решения. Кроме того, старый процесс не учитывал некоторые новые пожелания бизнеса.
Поэтому мы совместно с заказчиком приняли решение: не ремонтировать, а пересоздать процесс с нуля.
Заказчик поставил цель: разработать надежный, прозрачный и масштабируемый механизм расчета и согласования отпусков в Битрикс24. Он должен не только соответствовать внутренним регламентам компании, но и исключать ошибки из-за человеческого фактора.
Основные задачи проекта
1. Автоматизировать заполнение заявления на отпуск
2. Настроить двухступенчатое согласование с возможностью возврата
3. Интегрировать данные в календарь для планирования нагрузки команды
4. Создать систему управления отпуском
Наш аналитик предложил реализовать автоматизацию на гибридной архитектуре: объединить смарт-процессы и бизнес-процессы. Формально процесс согласования можно было реализовать исключительно через классические бизнес-процессы. Но это привело бы к потере визуальной прозрачности: так HR-менеджеру и руководителю подразделения неудобно отслеживать статусы заявлений на отпуск. А смарт-процессы позволяют им контролировать отпуска сотрудников в привычном формате канбана: как на доске задач, где каждая карточка — это заявление, перемещающееся между этапами согласования.
В свою очередь, бизнес-процессы нужны, чтобы HR мог одним кликом запустить процесс для группы сотрудников — например, для всех, кто вышел на работу в этом году, или для всех команды. Они инициируют массовую генерацию заявок в смарт-процессах, не требуя ручного создания каждой карточки.
Мы разработали смарт-процесс с двумя взаимосвязанными логическими ветвями:
1. «Согласование отпуска» — управление цепочкой от формирования заявления до двухуровневого утверждения отпуска и фиксации дат в календаре.
2. «Реализация отпуска» — автоматическая работа с напоминаниями и корректировками: за 14 дней до начала отпуска система формирует уведомление с двумя опциями — подтвердить или перенести, при этом запрос на перенос попадает обратно в первый процесс.
Самой трудоемкой задачей стало обеспечение корректного расчета продолжительности отпуска с учётом праздничных дней на каждом этапе жизненного цикла заявления. Система должна была:
Логика переноса даты выхода окончания отпуска из-за праздника не была заложена в техническое задание изначально. Мы выявили эту потребность при тестировании системы, когда обнаружили, что сотрудник мог получить «дату выхода» на праздник, что противоречило ТК РФ. Чтобы добавить это правило, потребовалось полностью пересмотреть весь алгоритм расчётов.
В итоге в автоматизацию заложено 4 независимые проверки для каждого периода отпуска:
1. HR-менеджер запускает единый бизнес-процесс — «Демо отпуск» — и выбирает сотрудников, которым нужно согласовать отпуск (вся компания или, например, только новички).
2. Сразу после этого каждому выбранному сотруднику приходит персонализированная задача: «Заполните план отпуска».
3. Сотрудник заполняет интуитивно-понятную карточку с подсказками по длительности отпуска. Для этого нужно указать только дату начала и желаемую продолжительность каждого периода. Всё остальное система рассчитывает автоматически: даты окончания, учет праздников, контроль даты выхода на работу.
4. Когда заявление готово, оно попадает к HR-менеджеру как задача: «Сотрудник Иванов просит согласовать отпуск». HR проверяет заявление, график команды, соответствие правилам, чтобы утвердить отпуск или отправить документ на доработку. Во втором случае сотрудник получит уведомление с причиной отказа.
5. После согласования в HR-отделе заявление переходит к руководителю подразделения. Тот же алгоритм: одна карточка, один клик — утвердить или вернуть с объяснением причин.
6. После двойного утверждения статус заявления меняется на «Отпуск согласован». Система автоматически создаёт отдельную карточку для каждой части отпуска.
7. За 14 дней до начала отпуска сотрудник получает персональное напоминание о предстоящем отпуске. Он открывает карточку и выбирает из двух действий:
8. После одобрения HR заявление на перенос формируется автоматически, фиксируется в истории, и новый график синхронизируется с календарем.
После внедрения процесса согласования отпусков в Битрикс24 компания получила надежную, юридически защищенную и удобную систему управления отпусками.
1. Нулевые ошибки в оформлении отпусков
Система блокирует некорректные заявления на этапе заполнения.
2. Экономия рабочего времени HR и руководителей отделов
Теперь они могут использовать освободившееся время для решения более важных вопросов.
3. Сотрудники перестали забывать о заранее согласованном отпуске
Напоминание системы стало естественной частью рабочего ритма, оно позволяет вовремя спланировать рабочий процесс и HR не приходится «спасать» ситуацию в последний момент.
4. График отпусков стал прозрачным для всей компании
Это позволило избежать критических сбоев в работе склада и доставки: теперь никто не уходит в отпуск в период, когда отдел и так работает с полной загрузкой «на пределе возможностей».
5. Все изменения в доступе
Каждое согласование, возврат, перенос, корректировка фиксируются в истории заявления. Это особенно важно при уходе сотрудника: HR и бухгалтерия легко могут подсчитать неиспользованные дни отпуска, не споря с увольняющимся.
Также при проверке трудовой инспекции можно за 2 минуты предоставить полный пакет по учету отпуска каждого сотрудника. Система не просто автоматизировала процесс, но и создала юридически защищенный архив.
Заключение Некоторые процессы автоматизации не генерируют прибыль напрямую, как, это делают, например, решения для отдела продаж. Но без них компания теряет стабильность. Согласование отпусков — один из них. Благодаря нашему решению HR-отдел получил надежную защиту от ошибок, конфликтов и юридических рисков. Такие автоматизации, как эта, в долгосрочной перспективе окупаются в десятки раз.
Заключение
Некоторые процессы автоматизации не генерируют прибыль напрямую, как, это делают, например, решения для отдела продаж. Но без них компания теряет стабильность. Согласование отпусков — один из них. Благодаря нашему решению HR-отдел получил надежную защиту от ошибок, конфликтов и юридических рисков. Такие автоматизации, как эта, в долгосрочной перспективе окупаются в десятки раз.
