Добрый день, уважаемые коллеги.
Бизнесу практически любого уровня, как для крупных транснациональных корпораций, так и для маленьких семейных бизнесов на определенном этапе своего развития приходится сталкиваться с переездом офиса. Это может быть продиктовано как расширением компании, так и наоборот – сокращением капитальных издержек, выделением филиалов или объединением нескольких офисов.
Независимо от причины, переезд всегда оказывает значительное влияние на функционирование компании в целом и работу ее сотрудников. Для многих владельцев бизнеса, операционных и технических директоров – переезд сродни катастрофе, поскольку сохранить прежний высокий уровень клиентского и партнёрского сервиса не представляется возможным. А как результат – потеряны потенциальные клиенты, недовольные старые, несоблюдение SLA, срыв поставок и разрыв контрактов.
Как же превратить это стихийное бедствие в хорошо спланированный и управляемый процесс? Как обеспечить доступность ИТ-инфраструктуры, а значит и функционирование основных бизнес-процессов компании на должном уровне, когда весь офис «сидит на чемоданах?» Именно об этом я расскажу в данной статье. Статья будет интересна собственникам бизнеса, ИТ-директорам, а также другим управленцам, вовлеченным в переезд офиса.
Для любого бизнеса существует такой показатель, как критическое время простоя. Превышение данного времени ведет к серьезным репутационным или материальным потерям для компании, а зачастую даже к остановке бизнеса.
Каждый ИТ-директор должен совершенно четко знать, какой срок для его компании является критичным простоем, и какие меры он может предпринять, чтобы не допустить превышения этого срока. Особенно остро вопрос непрерывности бизнеса встает во время непредвиденных критических ситуаций и во время переездов офиса компании. Как было сказано выше, переезд также является для бизнеса критической ситуацией, но отличается тем, что ситуация в данном случае планируемая, поддающаяся хотя бы приблизительной оценке в части бюджетов и сроков.
Рассмотрим далее, каким образом может быть обеспечена непрерывность бизнеса в части инфраструктуры при переезде.
Первый вариант. Полное дублирование IT-инфраструктуры компании.
Вся инфраструктура отстраивается заново в новом офисе – серверное помещение, разводка сети, телефония и т.д. – и в один прекрасный день все сотрудники просто выходят работать на новое рабочее место. За исключением некоторых моментов (к примеру, таких как перенос баз данных CRM и ERP, переключение телефонных номеров на адрес нового офиса и тд) данный вариант является весьма надежным и с высокой вероятностью обеспечивает планируемую доступность инфраструктуры и обеспечивает запуск бизнеса на новом месте в установленные сроки и с заданной нагрузкой. Он подойдет любому бизнесу, готовому нести соответствующие финансовые нагрузки на дублирование инфраструктуры.
Второй вариант. Аренда IT-инфраструктуры.
На время переезда арендуются серверные мощности в ЦОД, куда переносится вся инфраструктура компании. Но здесь, помимо обозначенного в первом варианте вопроса переноса и синхронизации баз данных, возникает еще ряд немаловажных аспектов – где разместить персонал – тех же операторов баз данных CRM, которые отвечают на звонки пользователей, как правильно подобрать серверные мощности, как решить вопросы совместимости используемого в компании ПО. Основываясь на большом опыте применения подобного решения при переезде инфраструктуры, могу сказать, что данный вариант подходит, в первую очередь компаниям с типовой инфраструктурой, как программной, так и аппаратной - магазинам, некоторым производственным компаниям, компаниям по предоставлению различных сервисных услуг и тд. Такая типовая инфраструктура может быть легко воссоздана и настроена силами стороннего ЦОДа, а также будет успешно поддерживаться и, при необходимости, масштабироваться. Если же компания, к примеру, ведет научные разработки, использует сложное профессиональное оборудование и софт, и при этом требует непрерывности бизнеса - то здесь стоит рассмотреть вариант с дублированием инфраструктуры.
Третий вариант, неочевидный. Замена существующих сервисов компании бюджетными аналогами на время переезда.
Здесь есть масса возможностей, исходя из конкретных потребностей бизнеса. Например, переадресация входящих телефонных линий компании на сотовые номера операторов на время переезда и отсутствия стационарной телефонии. Проще всего это сделать, если в компании существуют зеленые номера, которые можно переадресовать за несколько минут.
А теперь о том, как все это применялось на примере нескольких переездов, которые я лично спланировал и осуществил.
Первый пример – в крупной компании, деятельность которой связана с медицинскими анализами, необходимо было осуществить переезд лаборатории крови. Это биохимическая лаборатория полного цикла, полностью автоматическая, работающая в режиме 24/7/365 вот уже несколько лет. Останавливать лабораторию более, чем на 4-5 часов, не представлялось возможным, поскольку это могло привести к необратимой деградации биоматериалов, которые негде было хранить, а привозились на анализ они регулярно.
Решение здесь было выбрано достаточно дорогое, но единственно возможное. На новом месте была практически полностью воссоздана лабораторная инфраструктура, за исключением самых дорогих приборов (таких, как центрифуга и коагулятор) и серверов лабораторной информационной системы. Далее, ночью когда наплыв клиентов минимален, приборы и сервера были демонтированы, погружены с помощью 6 кранов-манипуляторов, перевезены и интегрированы в новую инфраструктуру. Примечательно то, что для сокращения времени простоя часть лабораторного оборудования переезжало вместе с загруженными в него биоматериалами, что позволило запустить его сразу после подключения. Вся операция, от отключения старой лаборатории до включения новой, заняла ровно 4 часа.
Другой пример – крайне требовательный к доступности ключевого сервиса бизнес – ассистанская компания с круглосуточным колл-центром. Ключевые контракты компании, в которой я работал, были составлены таким образом, что недоступность колл-центра в течение 2 часов означала автоматический разрыв контрактов, а значит потерю бизнеса в России. Во многом именно по этой причине переезд несколько раз откладывался, пока, наконец, не стал совершенно неизбежным.
Что же было сделано?
Поскольку временные рамки были столь жесткими и не предполагали возможности перевести и подключить все оборудование на новую площадку в установленный срок, я выбрал следующее решение. Был арендован дополнительный колл-центр, куда временно переехали сотрудники компании – операторы, также с поставщиком услуг телефонии был решен вопрос о переводе наших номеров на новую платформу по временной схеме. Самым непростым аспектом стала доступность корпоративной CRM, сервера которой в любом случае пришлось отключить на все время переезда. В данном вопросе мы прибегли к помощи итальянских коллег. В течение недели туда была скопирована наша CRM вместе с базой данных и отстроен VPN-тоннель в арендованный колл-центр.
Благодаря принятым мерам нам удалось обеспечить непрерывность бизнеса в рамках установленных соглашений – перерывы на переключение составляли 40 минут перед переездом и 55 минут после него соответственно.
Немаловажной при планировании непрерывности бизнеса во время переезда является и финансовая сторона вопроса.
Очевидно, что из рассмотренных выше вариантов первый, с полным выстраиванием IT-инфраструктуры на новом месте является самым дорогим, поскольку фактически подразумевает полную замену серверной, сети, телефонии и тд. Далеко не каждый бизнес готов нести такие расходы по переезду. Поэтому хорошим вариантом применением данного сценария будет совмещение замены инфраструктуры с переездом. Если в компании давно зреет замена серверов, старой телефонной станции, и сеть ведет себя не лучшим образом, а к тому же планируется переезд - вариант видится очень неплохим решением. Если же обновления инфраструктуры не планируется, встает вопрос дальнейшего использования и утилизации дублирующей инфраструктуры, а также обоснования понесенных расходов.
Вариант с арендой ЦОДа будет хорошим компромиссным решением для компаний с типовой инфраструктурой – затраты здесь в разы меньше, а эффективность арендованной инфраструктуры при правильном планировании будет на уровне собственной. Многие компании сейчас выносят в облако многие свои сервисы, в том числе и ключевые. Такое решение позволит бизнесу не зависеть от конкретного офиса, и, что немаловажно, не зависеть от локальных провайдеров интернета – ведь за доступность инфраструктуры отвечает ЦОД, и она там всегда в разы выше, чем в офисе – три девятки и больше.
В ситуации отсутствия значительных средств на поддержание доступности инфраструктуры во время переезда стоит рассмотреть нематериальные варианты организации доступности сервисов. Например, использование (по предварительному согласованию) личных сотовых телефонов и домашних компьютеров сотрудников. Повсеместное распространение широкополосного доступа в интернет позволит сотрудникам работать из дома, но все же при наличии площадки под корпоративные базы данных.
Также стоит иметь ввиду, что всегда существует вариант вообще отказаться от переезда в силу финансовых причин. Бывают случаи, когда бизнес настолько высоко нагружен, а требования к доступности сервисов столь высоки, что затраты на переезд в разы будут превышать предполагаемые выгоды от смены офиса.
Резюмируя вышесказанное, хочу отметить, что грамотно спланировать и осуществить переезд можно в рамках практически любого бюджета, имея в запасе различные варианты обеспечения доступности ключевых сервисов. При этом всегда необходимо объективно оценивать и соотносить предполагаемые затраты на непрерывность бизнеса во время переезда и реальную выгоду бизнеса от этой непрерывности. Существует масса ситуаций, когда даже бизнес с высокими требованиями по доступности инфраструктуры выгоднее все же остановить или даже отказаться от идеи с переездом, чтобы избежать больших и заведомо невозвратных финансовых вложений.
